CHAPITRE EST DU QUÉBEC
STATUTS
PRÉAMBULE
Les présents Statuts traitent en général des questions liées à l'organisation non prévues dans les Statuts et règlement de l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada et de la région de Québec auxquels ils sont conformes.
DÉFINITIONS
« Institut ou IPFPC » L'Institut professionnel de la fonction publique du Canada.
« Membres » Ceux qui répondent aux critères de l’article 3 (Catégories de membres).
« Président » Sauf avis contraire, le président du Chapitre.
« Vice-président » Sauf avis contraire, le vice-président du Chapitre.
ARTICLE 1 NOM
Le nom de l’organisme est le Chapitre Est du Québec de l'Institut professionnel de la fonction publique du Canada, ci-après appelé le « Chapitre ».
ARTICLE 2 BUTS DU CHAPITRE
Les buts du Chapitre sont de représenter les intérêts du Chapitre; d’offrir une tribune favorisant les discussions des membres sur les questions reliées à l'Institut; d’appliquer les présents Statuts; de formuler des recommandations au Conseil régional et à l'Institut sur différentes questions s'inscrivant dans les objectifs de l'Institut; de nommer des délégués aux réunions du Conseil régional et de l'Institut, conformément aux statuts de ces organismes constituants.
ARTICLE 3 CATÉGORIE DE MEMBRE
3.1 Un membre titulaire se trouvant sur le territoire du Chapitre tel qu’il a été défini par l’Institut est un membre titulaire du Chapitre.
3.2 Un membre retraité se trouvant sur le territoire du Chapitre tel qu’il a été défini par l’Institut est un membre retraité du Chapitre.
ARTICLE 4 DROITS DES MEMBRES
4.1 Tous les membres peuvent occuper des postes de l’exécutif du Chapitre, proposer des candidats à ces postes, suggérer des modifications aux statuts du Chapitre et voter dans le cadre des affaires internes du Chapitre.
4.2 Tous les membres peuvent assister aux assemblées générales du Chapitre et y prendre la parole.
ARTICLE 5 FINANCES
5.1 Exercice financier L'exercice financier du Chapitre correspond à l'année civile.
5.2 Dépenses L’Exécutif du Chapitre engage les sommes qu’il juge nécessaires pour mener à bien les affaires du Chapitre.
5.3 Fonds Les fonds du chapitre seront conservés dans un compte attribué par l’Institut.
5.4 Signatures Une opération financière porte la signature de deux (2) des dirigeants suivants : président, vice-président, secrétaire et trésorier du Chapitre. Toutes les dépenses sont inscrites dans un registre.
5.5 Vérification Au besoin, le contrôle et la vérification sont exécutés par des membres du Chapitre qui ne sont pas responsables de l'administration des fonds du Chapitre.
ARTICLE 6 EXÉCUTIF
6.1 Rôle L’exécutif du Chapitre exerce l’autorité et agit pour le compte du Chapitre entre les assemblées générales quant aux questions visées par les présents statuts.
6.2 Composition L’Exécutif est composé d'un président, d'un vice-président, d'un secrétaire et d'un trésorier et de membres actifs (directeurs), dont le nombre maximal est établi conformément aux Statuts de l’Institut, et qui sont élus par et parmi les membres à l’assemblée générale annuelle du Chapitre.
6.3 Mandat Les mandats sont de trois (3) ans.
6.4 Réunions L’exécutif du Chapitre tient une réunion aussi souvent que nécessaire, mais pas moins de trois (3) fois par année. Vu l'étendue du territoire, les réunions de l'exécutif peuvent se tenir à l'aide de moyen technologique.
6.4.1 Participation aux réunions par des moyens technologiques Un (1) ou plusieurs membres peuvent participer à une réunion de l’exécutif à l’aide de moyens technologiques, dont le téléphone, leur permettant de communiquer avec les autres membres ou personnes participant à la réunion. Ces membres sont, en pareil cas, réputés assister à la réunion.
6.5 Quorum Le quorum est constitué de la majorité des membres votants de l’Exécutif du Chapitre.
6.6 Vote Les décisions sont prises par un vote majoritaire.
6.7 Postes vacants
6.7.1 Si le poste de président devient vacant, le vice-président occupe les fonctions du président jusqu'à la prochaine élection.
6.7.2 Si un poste autre que celui de président devient vacant, les autres membres de l'Exécutif peuvent choisir un membre admissible du Chapitre pour combler le poste jusqu'aux prochaines élections.
6.7.3 Un membre absent de deux (2) réunions consécutives de l'Exécutif sans motif valable est réputé avoir démissionné de l'Exécutif.
6.8 Fonctions
6.8.1 Président Le président convoque et préside les assemblées du Chapitre et les réunions de l'Exécutif, et présente un rapport des activités du Chapitre à l'assemblée générale annuelle.
6.8.2 Vice-président Le vice-président assiste le président dans l'exercice de ses fonctions et assume les fonctions de président en l'absence de ce dernier.
6.8.3 Secrétaire Le secrétaire envoie des avis de convocation aux assemblées du Chapitre et aux réunions de l’Exécutif; il tient un registre des réunions pour la période prescrite par les politiques de l'Institut. Le secrétaire est chargé de soumettre des rapports au besoin conformément aux Statuts et règlement de l'Institut et de la région v.
6.8.4 Trésorier Le trésorier administre les finances du Chapitre et fait rapport à cet égard; il présente un budget aux membres à la première assemblée du Chapitre de l'année civile; il soumet annuellement les états financiers à l'assemblée générale annuelle et aux bureaux régional et national; il tient les livres du Chapitre, conformément aux politiques de l'Institut. Des copies du rapport financier sont mises à la disposition de tous les membres.
6.8.5 Membres actifs Les membres actifs (directeurs) assument les fonctions attribuées par l'Exécutif.
6.8.6 Comités Le Chapitre ou son Exécutif forme les comités qu'il juge nécessaires. Le mandat et la composition de ces comités sont établis par l’organisme qui les constitue. Le secrétaire du Chapitre conserve une copie des rapports des comités vi. Les comités sont dissous par un vote majoritaire de l’organisme qui les a constitués.
ARTICLE 7 ÉLECTIONS
7.1 Comité d’élections L’Exécutif du Chapitre nomme un comité d’élections pour recevoir les mises en candidature et diriger la tenue des élections. Un membre du Comité qui devient candidat à une élection doit démissionner du Comité.
7.2 Modalité des mises en candidature
7.2.1 Un appel de candidatures en vue de pourvoir des postes de l’exécutif du Chapitre accompagne l’avis de convocation de l’assemblée générale annuelle. (Voir en 8.1.2)
7.2.2 Les mises en candidature sont soumises par écrit ou lors de l’assemblée générale annuelle (AGA) du Chapitre.
7.2.3 Le comité d’élections s'assure de l’éligibilité des candidats aux élections et qu’ils sont disposés à assumer les fonctions du poste.
7.3 Procédure électorale
7.3.1 Les membres du comité d’élections agissent à titre de directeurs du scrutin et établissent la procédure à suivre pour le déroulement efficace des élections, le dépouillement des bulletins de vote et toutes les questions connexes. Le candidat qui obtient le plus grand nombre de votes pour un poste est déclaré élu.
7.3.2 Les résultats électoraux sont annoncés à l'assemblée générale annuelle du Chapitre et diffusés par la suite. L'Exécutif nouvellement élu entre en fonction à la clôture de l'assemblée générale annuelle du Chapitre.
ARTICLE 8 ASSEMBLÉES DU CHAPITRE
8.1 Assemblée générale annuelle
8.1.1 L’assemblée générale annuelle du chapitre en est le corps dirigeant. Tous les membres ont le droit d’y assister.
8.1.2 L’Exécutif du Chapitre convoque une assemblée générale annuelle une (1) fois par année civile. L'intervalle entre les assemblées générales annuelles n’excède pas quinze (15) mois. L’avis de convocation à l’AGA est envoyé aux membres au moins trois (3) semaines avant la date de l’assemblée.
8.1.3 Le quorum de l'assemblée générale annuelle est constitué de cinquante pour cent (50 %) des membres présents à l’ouverture de l’assemblée.
8.1.4 L'ordre du jour comprend les points suivants :
Appel nominal (membres de l’Exécutif du Chapitre)
Adoption de l'ordre du jour
Approbation du procès-verbal de l'Assemblée générale annuelle précédente
Questions découlant du procès-verbal
Rapport du président
Rapport financier annuel
Rapport du comité d’élections
Affaires nouvelles, y compris les modifications aux Statuts
8.1.5 Tous les membres présents à l’assemblée générale annuelle peuvent voter. À l'exception de l'élection de l’Exécutif du Chapitre qui se fait par scrutin secret, le vote se fait normalement à mains levées. Chaque membre détient un (1) vote. Les décisions sont prises par un vote à majorité simple.
8.1.6 Production de documents Entre chaque assemblée générale annuelle et la fin de l’année civile, l’Exécutif du Chapitre fait parvenir au bureau du secrétaire Exécutif de l’Institut la version provisoire du procès-verbal de cette assemblée, le rapport financier annuel et le compte rendu de l’élection.
8.2 Assemblée générale extraordinaire
8.2.1 Une assemblée générale extraordinaire du Chapitre peut être convoquée par l’Exécutif ou à la demande écrite d'au moins 10 % des membres votants du Chapitre et a lieu dans les six (6) semaines suivant la date de convocation ou de la demande.
8.2.2 Seules les questions justifiant la tenue de l'assemblée générale extraordinaire figurent à l'ordre du jour.
8.2.3 Les dispositions relatives à l’avis de convocation, au quorum et au scrutin des assemblées générales annuelles s'appliquent également aux assemblées générales extraordinaires.
ARTICLE 9 RÈGLES DE PROCÉDURE
Aux réunions et assemblées du Chapitre, les questions de procédure sont réglées par un vote de la majorité des membres votants présents. Le président d'assemblée se prononce d’abord sur toute question de procédure ou de règlement et, en l'absence de dispositions contraires dans les Statuts, fonde sa décision sur la version la plus récente du Code Morin disponible à l'assemblée.
ARTICLE 10 STATUTS
10.1 Ces Statuts peuvent être modifiés lors d’une assemblée générale annuelle ou extraordinaire du Chapitre. Les modifications proposées sont approuvées par un vote à majorité simple des membres votants.
10.2 Toutes les propositions de modification des présents Statuts sont soumises, par écrit, à l’Exécutif du Chapitre. Tous les membres du Chapitre peuvent présenter des propositions de modifications. L’avis de convocation à l’assemblée au cours de laquelle des modifications seront discutées comprend :
a) l'article visé par la modification; et
b) le nouveau libellé.
10.3 Les nouveaux Statuts, et leurs modifications, sont soumis au Comité des Statuts et politiques de l’Institut et à l’Exécutif régional concerné pour fins d’étude.
10.4 Les présents Statuts, et toute modification leur étant apportée, entrent en vigueur dès qu’ils sont approuvés par l'Institut et ratifiés par les membres du Chapitre.
ARTICLE 11 RÈGLEMENT
11.1 L’Exécutif du Chapitre peut adopter des articles et des modifications du règlement qui ne vont pas à l'encontre des présents Statuts et qu'il juge nécessaires ou utiles au bon fonctionnement du Chapitre.
11.2 Toutes les propositions d’articles et de modifications du règlement sont soumises à l'Institut pour fins d'étude et d’approbation. Ces articles entrent en vigueur à la date déterminée par l’Exécutif du Chapitre mais pas avant la date d’approbation de l’Institut.
11.3 Chaque article du règlement est présenté à l’assemblée générale subséquente du Chapitre où il peut être rejeté ou modifié. Ces modifications du règlement sont assujetties au paragraphe 11.2.
ARTICLE 12 CONTEXTE ET GENRE
Dans les présents Statuts, les expressions du genre masculin ou féminin, au pluriel ou au singulier, peuvent être remplacées pour rendre le sens véritable du texte.
Modifications approuvées par le Conseil
d'administration le 27 mai 2012