Procès-verbal de la réunion de l’exécutif régional de l’Atlantique – 27 jan 2024

Procès-verbal de la réunion de l’exécutif régional de l’Atlantique – 27 jan 2024

 

 

L’Institut professionnel de la fonction publique du Canada

Procès-verbal de la réunion de l’exécutif régional de l’Atlantique

Hôtel Lord Nelson, Halifax (N.-É.) – 27 janvier 2024

 

PRÉSIDENT :

Manny Costain

 

MEMBRES DE L’EXÉCUTIF :

Christine LeDrew, secrétaire

Lori Rowe

Carolyn Hynes

Gerald Hill

Kimberley Keats

Tony Chubbs

Scott McConaghy 

Yvonne O’Keefe

Mike Pauley

 

SONT ABSENTS :

Jennifer Cantwell

 

1. Mot de bienvenue et ouverture de la séance par le directeur

Manny ouvre la séance à 9 h 05. Il souhaite la bienvenue à tous les participants à la réunion et espère que l’année sera excellente. Il espère que tout le monde a passé un excellent temps des Fêtes.  Manny procède à une reconnaissance territoriale :

 

« J’aimerais commencer par reconnaître que nous sommes sur le territoire ancestral et non cédé du peuple mi’kmaq (qui se prononce mic-mac). Ce territoire est couvert par les traités de paix et d’amitié que les peuples mi’kmaq, wəlastəkwiyik (qui se prononce woul-ah-sto-key-ick) et passamaquoddy (qui se prononce pas-samaquod-dy) ont signés pour la première fois avec la Couronne britannique en 1726. Ces traités ne reconnaissaient pas la cession des terres et des ressources, mais plutôt les titres des Mi’kmaq et des Wəlastəkwiyik, et ils établissaient les règles de ce qui devait devenir une relation permanente entre les nations. »

 

2. Activité brise-glace

Gerald anime une activité légère et amusante pour briser la glace.  Carolyn se porte volontaire pour animer l’activité brise-glace de la réunion du mois d’avril.  

 

3.   Ordre du jour

Christine ajoute les évaluations des prises de contact avec les délégués syndicaux à l’ordre du jour.   

 

Motion n^o 1 Carolyn Hynes propose, avec l’appui de Gerald Hill, d’adopter l’ordre du jour tel que modifié.  MOTION ADOPTÉE.

 

4. Approbation du procès-verbal de la réunion de l’exécutif régional

Le procès-verbal du 8 décembre 2023 a été examiné.  Il n’y a pas d’ajouts ni de corrections.

 

Motion n^o 2 Mike Pauley propose, avec l’appui de Scott McConaghy, que le procès-verbal soit approuvé tel que présenté.  MOTION ADOPTÉE.

 

5. Examen des points de suivi

Manny passe en revue les points de suivi.

Points de suivi

Exécutif régional de l’Atlantique

Hôtel Lord Nelson, Halifax (N.-É.) – 8 décembre 2023

 

N^o 1 : Manny indique que la prochaine prise de contact avec les délégués syndicaux devrait avoir lieu le 12 mars. Une discussion sur les prises de contact avec les délégués syndicaux a eu lieu. Mike et Kim font tous deux remarquer qu’un grand nombre de nouveaux délégués syndicaux et d’aspirants délégués syndicaux étaient présents. Scott suggère que tous les membres de l’exécutif régional soient invités à la prise de contact avec les délégués syndicaux, même les membres retraités de l’exécutif régional, qui y sont exclus. Une discussion s’ensuit sur ce sujet. Certains membres de l’exécutif s’inquiètent du fait que cette mesure s’adresse aux délégués syndicaux, alors que les membres retraités, même s’ils font partie de l’exécutif régional, ne sont pas des délégués syndicaux. 

 

Point de suivi : Manny invitera tous les membres de l’exécutif régional à la prise de contact avec les délégués syndicaux du mois de mars.  

 

N° 9 : Christine signale qu’elle a reçu un courriel de Natasha au sujet d’articles promotionnels au bureau. Des chandails bleus avec logo, des oreillettes, des couvertures, des sacs de sport. D’autres boîtes doivent être triées; Christine en sera informée. 

 

Point de suivi : Manny informera les présidents de chapitres de l’existence d’articles promotionnels au bureau d’Halifax.

 

N° 10 : Une version provisoire de la motion de modification des statuts a été rédigée et fournie à l’exécutif sur Google Drive. 

N° 13 : Christine indique qu’elle a envoyé un courriel à Stacey et à Andrew. Aucun nom n’a été fourni.

N° 15 : Christine indique qu’elle a communiqué avec Cathy Hebert et qu’on lui a donné le nom de la personne à contacter. Christine a communiqué avec elle, sans succès. Kim suggère d’obtenir des impressions d’une source différente pour obtenir un produit quelque peu différent. 

 

Point de suivi : L’exécutif examinera les articles d’art pour les prix et les enverra à Christine pour qu’elle en dresse la liste (3 ou 4 articles). 

 

N° 17 : On indique que la vidéo créée par Manny est de très bonne qualité. 

N° 19 et 20 : Manny indique que le projet est toujours en cours, et que Donna attend une réponse de l’hôtel.

N° 23 : Gerald indique que l’entreprise changeait constamment de type de chargeurs portatifs. Ils sont maintenant terminés et seront expédiés sous peu. On mentionne la possibilité de les expédier au bureau d’Halifax, mais Christine indique qu’il y a un problème d’entreposage au bureau régional. 

N° 25 : Manny indique que lors de la réunion de décembre, il devait s’agir d’une initiative écologique et que le service des opérations n’a jamais informé personne de la non-production de calendriers. Kim déclare que ces calendriers sont très appréciés des membres et qu’ils constituent un article de visibilité important. On mentionne également que le service des opérations aurait du décidé d’imprimer les calendriers plutôt que de continuer d’acheter des articles promotionnels inutiles. Aucune communication n’est envoyée concernant les calendriers. Mike suggère de présenter une proposition au CRA concernant l’impression des calendriers, qui pourrait aussi être soumise à l’AGA. 

 

Motion n^o 3 Mike Pauley propose, avec l’appui de Scott McConaghy, que l’exécutif présente une motion au CRA pour que l’IPFPC imprime les calendriers. MOTION ADOPTÉE.

 

Point de suivi : Le Sous-comité des motions doit rédiger une motion pour l’impression des calendriers.

 

N° 28 : Gerald indique que le Club Lions n’offre plus ce service, mais qu’il a trouvé une personne qui organise des soirées casino. Elle installera 10 tables pour 60 à 80 personnes, fournira les croupiers et l’argent de jeu. Nous devrions fournir les prix. Il précise qu’elle est disponible les vendredi et samedi soirs. Son tarif est de 1 000 $ pour deux heures. Carolyn suggère d’utiliser les articles du bureau d’Halifax pour les prix. 

 

Motion n^o 4 Lori Rowe propose, avec l’appui de Mike Pauley, d’organiser une soirée casino du CRA le vendredi soir de 20 h à 22 h. MOTION ADOPTÉE.

 

Point de suivi : Donna doit réserver une chambre à l’hôtel pour la soirée casino le vendredi soir.

Point de suivi : Gerald doit réserver la personne responsable de la soirée casino de 20 h à 22 h le vendredi soir.

Point de suivi : Donna/Natasha doivent inviter le CRA à demander aux gens d’apporter de l’argent comptant pour la soirée caritative et le casino dans l’invitation.

Point de suivi : Donna/Natasha doivent envoyer des articles promotionnels au CRA pour les prix de la soirée casino.

 

 

6. Calendrier des événements

Manny explique certains points du calendrier et indique que la réunion de septembre 2024 devrait être une réunion de planification stratégique. La matinée du vendredi 6 septembre sera consacrée au Comité de formation, l’après-midi à la réunion de planification stratégique et la journée du samedi 7 septembre à la réunion de l’exécutif. 

 

Point de suivi : Manny proposera une réunion du Comité de formation le vendredi matin. Planification d’une réunion le vendredi après-midi pour l’ensemble de l’exécutif, et d’une réunion de l’exécutif le samedi. 

 

Carolyn mentionne que la réunion de septembre a l’habitude de se tenir au mois d’août. Une discussion a lieu et c’est un point à considérer pour les dates de 2025 en raison des frais d’annulation pour 2024. Manny indique que la réunion du Conseil des délégués syndicaux pour 2024 est planifiée et qu’il n’attend plus que l’approbation du service financier. Scott indique que les réunions de 2025 sont habituellement déjà planifiées à ce moment-ci. 

 

Point de suivi : Manny assurera le suivi avec Donna pour le Conseil des délégués syndicaux de 2025. Devis pour le Westin, le Marriott Harbourfront, le Lord Nelson et le Sutton Place. 

 

7.  Rapport du directeur régional

Manny informe les membres qu’ils peuvent prendre connaissance de son rapport du directeur sur Google Drive, mais il fait un bref rapport verbal. Il indique que la réunion du Conseil d’administration de décembre s’est tenue virtuellement et qu’une réunion de quatre jours s’est tenue à Wakefield en janvier, à laquelle Manny a assisté virtuellement. On indique que la V.-P. Eva Henshaw a présidé la réunion le deuxième jour. Manny mentionne qu’à l’origine, les Comités des membres du conseil d’administration devaient être sélectionnés lors de la réunion de février, mais que cette question a été inscrite à l’ordre du jour de la réunion de janvier. Toutes nos recommandations ont été retenues, à l’exception d’une, le CRPTC, pour laquelle ils ont choisi notre remplaçant. Manny indique que le directeur des communications est parti en décembre et que le directeur des ressources humaines a présenté sa démission et annoncé son départ pour février. 

 

Motion n^o 5 Manny Costain propose, avec l’appui de Christine LeDrew, de passer en séance à huis clos. MOTION ADOPTÉE.

 

Motion n^o 6 Mike Pauley propose, avec l’appui de Tony Chubbs, de sortir de la session à huis clos. MOTION ADOPTÉE.

 

Manny indique que l’IPFPC a passé en revue les baux des bureaux régionaux en vue d’une éventuelle réinstallation. D’autres

 économies envisagées par l’IPFPC seraient de réduire la quantité de nourriture servie pendant les pauses. On suggère l’option de 

tenir nos réunions de direction dans la salle de réunion du rez-de-chaussée. Carolyn demande à quel moment 

les rénovations seront achevées au bureau national. Manny déclare que cela ne devrait pas tarder, mais que 

la salle ne sera pas assez grande pour accueillir le CC comme prévu initialement, alors qu’il y aura beaucoup d’espaces pour les plus petites 

réunions. 

 

1. Mise à jour pour le bureau du Nouveau-Brunswick

Manny déclare qu’il est au courant de la présentation lors de la réunion du Conseil consultatif d’hier. Le président du groupe de travail sur la consultation et le directeur du CC ont déclaré que quelqu’un devait être libéré pour assumer ce rôle, car il s’agit d’une consultation. Manny présentera un rapport au Conseil d’administration lors de la réunion de février. 

 

Point de suivi : Manny présentera le bureau du N.-B. à la réunion du Conseil d’administration de février.

 

Mike indique qu’il s’agit d’une motion qui a été approuvée lors de l’AGA nationale et que cette proposition a été abandonnée, ce qui n’est pas acceptable. Actuellement, il n’y a personne pour aider nos membres provinciaux. Mike indique également qu’il n’est pas certain que le bureau d’Halifax soit informé de la tenue des réunions. Il mentionne que nous devons trouver quelqu’un pour assumer cette tâche afin que quelqu’un soit là pour représenter ces membres; il doit s’agir d’une ressource et non d’un employé du N.-B. La motion de l’AGA concernait le fait de devenir membre du personnel de l’IPFPC. Mike déclare que le président du Groupe de travail sur la consultation et le directeur du CC ne comprennent pas la dynamique du N.-B.  

 

Motion n^o 7 Mike Pauley propose, avec l’appui de Scott McConaghy, que le Sous-comité des motions présente une proposition au CRA pour obtenir des ressources de bureau conformément à la motion de l’AGA de 2015. MOTION ADOPTÉE.

 

Point de suivi : Mike et le Sous-comité des motions rédigent une proposition pour Ressources N.-B.

 

Kim affirme qu’en tant qu’employée fédérale, elle travaille avec le MPO, mais que le SCT est son employeur. En tant que déléguée syndicale, elle siège avec la direction pour les consultations au MPO, mais elle ne siège pas au SCT. Les groupes provinciaux ne bénéficient pas des mêmes services et de la même représentation que les employés fédéraux. Mike répète que ce n’était pas la place d’un employé du N.-B. et qu’il fallait que ce soit un membre du personnel de l’IPFPC ou un responsable politique. 

 

Motion n^o 8 Manny Costain propose, avec l’appui de Kim Keats, que le rapport du directeur régional soit approuvé tel que présenté. MOTION ADOPTÉE.

 

Kim indique que le trésorier de son Sous-groupe n’a pas été invité à la formation des trésoriers. Gerald mentionne que l’invitation a été envoyée à son adresse électronique professionnelle. Manny déclare qu’il communiquera avec Cathy Hebert, du Comité des finances, pour savoir où obtenir la liste des coordonnées des trésoriers et si le président a été mis en copie. 

 

Point de suivi : Manny doit confirmer avec John/Cathy où ils obtiennent la liste des trésoriers et si leur président est mis en copie.

 

8. Rapports financiers

Gerald indique que tous les documents financiers ne se trouvent pas sur Drive et il les partage donc sur l’écran. L’état des résultats et l’encaisse sont abordés. Gerald indique qu’il estime à environ 6 300 le nombre de membres. Il indique également que nous n’avons jamais suscité autant d’intérêt au cours des années précédentes. On indique que l’exécutif régional a moins dépensé que prévu pour l’AGA 2023 de l’IPFPC, car il n’y a pas d’observateurs. 

 

Point de suivi : Gerald doit ajouter une note pour les autres remboursements dans l’état des résultats. Poste (budgétaire) 004. 

 

1. Examen des comptes de fin d’année 2023

Gerald passe en revue le tableau de l’encaisse. Une discussion a lieu sur les dépenses budgétaires. 

L’exécutif est en accord en ce qui concerne l’encaisse et l’état des résultats. 

 

Motion n^o 9 Gerald Hill propose, avec l’appui de Lori Rowe, d’approuver le rapport financier tel qu’il est présenté. MOTION ADOPTÉE.

 

Motion n^o 10 Gerald Hill propose, avec l’appui de Scott McConaghy, que l’exécutif régional présente le rapport financier au CRA. MOTION ADOPTÉE.

 

2. Approbation des états financiers de fin d’année 2023 pour le CRA

Voir la discussion ci-dessus

 

3. Examen du budget proposé pour 2025

Gerald indique que le budget devait être examiné de plus près. On discute en détail du budget 2025 et on note qu’il ne restera que très peu d’argent en banque à la fin. Yvonne indique que l’allocation estimée indique 5 $ deux fois. Une fois le champ élargi, tous les détails sont apparus. Gerald indique que certains éléments du budget de l’année dernière devaient être retravaillés. L’exécutif modifie le nombre de rencontres sociales à deux par an au lieu de trois il y a quelques années; Gerald l’indique dans le budget. L’exécutif modifie le montant pour les deux soupers des directeurs et l’allocation pour les articles promotionnels et la communication. On note que puisque cette année les événements de formation devraient être inclus dans le budget de formation; nous partagerons le budget entre le comité de formation et l’exécutif régional jusqu’à ce que tout soit finalisé avec le président des finances. Scott suggère que les trésoriers des exécutifs régionaux obtiennent leur propre séance de formation. Lori souligne qu’il serait préférable qu’à l’avenir le document budgétaire contienne les données réelles les plus récentes, et non pas celles d’il y a un an ou deux. 

 

Motion n^o 11 Gerald Hill propose, avec l’appui de Lori Rowe, d’approuver le budget régional dans sa forme modifiée. MOTION ADOPTÉE.

 

Point de suivi : Gerald fera le point sur le dîner social saisonnier. 

Point de suivi : Gerald doit mettre à jour les montants du souper du directeur. 

 

4. Données financières des événements/réunions 2023/2024 – Approuvées et réelles

John Purdie envoie un courriel indiquant que les données brutes ne sont pas exactes et qu’elles ne sont pas très détaillées. Gerald suggère que nous obtenions quand même les chiffres bruts. Gerald indique également que tout ce qui concerne les données financières devait passer par Manny. Il suggère que le président des finances communique avec le trésorier en tant que contact principal et d’ajouter le directeur en copie afin de le tenir informé. Gerald indique qu’il a toujours établi un budget pour les événements précédents, mais qu’il n’a jamais reçu de données réelles. Gerald demande comment nous souhaitons aller de l’avant; le directeur est-il d’accord pour qu’il traite avec la Section des finances et qu’il le mette en copie? Carolyn demande également si nous pourrions reporter un cours très populaire si nous souhaitions faire moins de dépenses à partir du budget de formation. 

 

Point de suivi : Manny enverra un courriel à John pour obtenir les données réelles et à Gerald avec lui en copie. 

 

5. Recommandations en matière de communication entre le Comité des finances et les trésoriers exécutifs

Discuté dans le sujet précédent. 

 

9. Rapport de la présidente du Comité de formation

Carolyn Hynes, présidente du Comité de formation, passe en revue son rapport, qui se trouve sur Google Drive. Elle signale que la formation de base des délégués syndicaux pour février s’est terminée avec 22 participants. Carolyn indique que les critères de sélection de la FBDS sont les suivants : 

1. Liste d’attente antérieure
2. Demande urgente du président des consultations ou du président du groupe
3. Date de la demande pour devenir délégué syndical
4. Section
5. Emplacement géographique
6. Formation antérieure de délégué syndical datant de plus de 5 ans

Carolyn suggère que le président et le directeur de la formation soient mis en copie conforme sur tous les courriels adressés aux participants à la formation. Carolyn confirme que l’invitation au Cvent de la FBDS contient la confirmation de l’hôtel et la lettre de congé syndical, mais pas l’ordre du jour ni aucune autre information pertinente (par exemple, les repas inclus). Carolyn indique que les critères de sélection des écoles de formation incluraient quelques éléments supplémentaires (par exemple, la fréquentation antérieure, etc.) par rapport aux critères de la FBDS. 

Carolyn indique les informations qu’elle a reçues de Natasha concernant les échéances d’invitation au Cvent :

1. Les manifestations d’intérêt sont envoyées 12 semaines avant le cours, avec un délai de 5 jours. 
2. La liste des personnes intéressées est envoyée au président du Comité de formation pour vérification (il faut normalement compter 5 à 10 jours ouvrables pour la réponse du président)
3. L’inscription à la FBDS est possible de 6 à 8 semaines avant la date de début du cours.
4. Le lien pour s’inscrire à la formation de démarrage des délégués syndicaux est proposé trois à quatre semaines avant le cours (condition préalable à remplir en ligne avec Canvas avant la FBDS).
5. La date limite pour combler les places de la liste d’attente est normalement fixée à deux semaines avant (en raison de la logistique des hôtels et des déplacements).
6. L’invitation à Cvent comprend l’inscription à l’