Entente de service

ENTRE : L’INSTITUT PROFESSIONNEL DE LA FONCTION PUBLIQUE DU CANADA

(l’« Institut » ou « IPFPC »)

ET : NOM

(le « vice-président à temps plein » ou « VPTPL »)

ATTENDU que la relation entre les parties régie par la présente Entente est conditionnelle au fait que le vice-président à temps plein a été élu légitimement par les membres de l’Institut et occupe le poste de vice-président à temps plein (VPTPL) conformément aux statuts et règlements applicables (avec leurs modifications successives), les parties conviennent de ce qui suit :

Fonctions et obligations
1. Le VPTPL accepte les obligations, fonctions et pouvoirs énoncés à l’article 20 des statuts et règlements de l’Institut, dans la Politique sur le président et les vice-présidents et dans la description de travail, avec leurs modifications successives.
2. Le VPTPL assiste le président dans ses fonctions et s’acquitte des fonctions énoncées dans les présents statuts, notamment agir à titre de président intérimaire si le président n’est pas en mesure de s’acquitter temporairement des fonctions de son poste ou s’il est destitué de ses fonctions.
3. Le VPTPL est tenu d’assumer avec compétence les tâches qui lui sont confiées par le président, de se comporter d’une manière respectueuse envers tous les membres et employés de l’Institut, de se montrer loyal à l’endroit de l’Institut et d’agir toujours dans l’intérêt de l’Institut dans tous ses faits et gestes.
4. Les allégations d’inconduite à l’égard du VPTPL et de manquement aux obligations énoncées dans la présente Entente de service, les politiques et les règlements de l’Institut sont traitées par le président. Toute mesure disciplinaire imposée au VPTPL par le président peut faire l’objet d’un appel en vertu de la partie G de la Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires.
Modalités de service
1. Les modalités du contrat liant le VPTPL et l’Institut sont régies par la Politique sur le président et les vice-présidents, les statuts et règlements, la Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires et toute autre politique pertinente de l’Institut, avec leurs modifications successives. En cas de conflit entre les statuts et règlements ou toute autre politique pertinente et le présent contrat, les statuts et règlements ou la politique en question doivent avoir préséance.
2. Les modalités d’emploi du VPTPL sont revues par le Comité de la rémunération des cadres (CRC) tous les trois ans (l’année de l’élection présidentielle) et le Conseil d’administration les approuve avant que ne soit publié l’avis d’élections l’année d’une élection présidentielle.
3. Aucune modification des modalités d’emploi, à l’exception des rajustements économiques et des indemnités personnelles, ne peut être mise en vigueur entre les examens triennaux.
Salaires
1. L’échelle salariale du VPTPL est examinée par le CRC tous les trois ans (ou l’année de l’élection présidentielle) et est établie par le Conseil d’administration conformément à la Politique sur le président et les vice-présidents (avec ses modifications successives) et est publiée dans l’avis d’élection/appel de candidatures.
2. Une augmentation économique à l’échelle salariale du VPTPL sera examinée par le CRC tous les ans et établie par le Conseil d’administration conformément à la Politique sur le président et les vice-présidents.
Dépenses
1. Les frais de déplacement pour le VPTPL seront assumés conformément à l’article 10 de la Politique relative au Conseil d’administration de l’Institut.
2. Les frais d’hospitalité du VPTPL sont décrits à l’article 11 de la Politique relative au Conseil d’administration de l’Institut.
3. Le VPTPL recevra une allocation personnelle qui couvrira les déplacements, le stationnement et les courses de taxi dans un rayon de 16 km du bureau national. Le CRC reverra le montant de l’allocation personnelle tous les ans et déterminera si des changements sont nécessaires.
4. Les dépenses de bureau qui ne sont pas définies dans les politiques sont limitées à un montant maximal de 250 $ par demande de remboursement et doivent faire l’objet d’une demande de remboursement des dépenses soumise tous les mois à la Section des finances.
5. Aucun paiement de carte de crédit ne sera effectué directement.
6. Les comptes de dépenses sont soumis chaque mois à l’approbation du Comité des finances, sous la direction du Conseil d’administration.
Heures du travail
1. Les heures de travail du VPTPL varieront d’une journée à l’autre et d’une semaine à l’autre, selon les engagements du VPTPL approuvés par le président.
2. Le VPTPL n’a pas droit à des indemnités d’heures supplémentaires ni à d’autres formes de rémunération spéciale pour les heures travaillées.
Télétravail
1. Le VPTPL peut être appelé à travailler à distance de temps à autre, de façon raisonnable, en fonction des nécessités du service.
Congé annuel (Vacances)
1. Le VPTPL a droit à six (6) semaines de congé annuel. Ce congé comprendra du temps pour les vacances, le mariage, le déménagement, les rendez-vous médicaux et les responsabilités familiales.
2. Il n’est possible de reporter que deux semaines de ce congé, à moins que d’autres limites soient imposées par la loi.
3. Le congé de deuil (défini par la politique de l’Institut pour le personnel) sera offert, avec l’approbation du président.
4. Toutes les demandes de congé annuel doivent être signées par le président. Les demandes de cinq (5) jours ou plus doivent recevoir l’approbation préalable du président.
Congés de maladie
1. Le VPTPL aura droit à treize (13) semaines de crédits de congé de maladie par mandat. Les jours de congé de maladie seront déduits de ces crédits au fur et à mesure qu’ils seront utilisés. On pourra demander des certificats médicaux si nécessaire.
2. Le VPTPL qui n’est pas en mesure de s’acquitter de ses responsabilités pendant une période dépassant les 13 semaines auxquelles il a droit aura l’option de retourner à son poste d’attache et de s’inscrire au programme de protection du revenu existant de l’employeur ou de demeurer en congé non payé.
3. Il n’aura pas accès aux prestations d’invalidité de longue durée de l’Institut. Cependant, l’Institut paiera la part de l’employeur de la prime d’assurance invalidité de longue durée au nom du VPTPL qui est en congé de son poste d’attache.
4. Les crédits de congé de maladie non utilisés seront annulés à la fin de chaque mandat. Il n’y aura pas de report des crédits de congé de maladie non utilisés d’un mandat à l’autre.
Absence du travail
1. Le VPTPL doit aviser le président d’une absence prévue du travail de cinq (5) jours ou plus au moins deux (2) semaines avant le début du congé. Pour les congés ou les absences du travail nos planifiés ou non prévus, le VPTPL doit en aviser le président aussitôt que c’est raisonnablement possible.
Jours fériés
1. L’Institut doit accorder au VPTPL tous les jours fériés normalement observés par l’Institut.
2. Les jours suivants sont désignés jours fériés payés :
  1. le jour de l’An,
  2. le Vendredi saint (d) le lundi de Pâques,
  3. le jour fixé par proclamation du Gouverneur en conseil pour la célébration de l’anniversaire de naissance de la Souveraine,
  4. la fête du Canada,
  5. le premier lundi d’août,
  6. la fête du Travail,
  7. le jour fixé par proclamation du gouverneur en conseil comme jour national d’Action de grâce,
  8. le jour du Souvenir,
  9. le jour de Noël,
  10. le lendemain de Noël,
  11. tous les jours de travail prévus à l’horaire entre le lendemain de Noël et le jour de l’An.
Avantages sociaux
1. Conformément à la Politique sur le président et les vice-présidents, l’Institut maintiendra les avantages garantis pour les soins de santé, les soins dentaires, l’assurance vie et l’assurance invalidité de longue durée offerts par l’employeur au poste d’attache du VPTPL pour toute la durée de son mandat. La part de l’employeur à ces régimes sera payée par l’Institut pour le VPTPL qui se trouve en congé approuvé.
2. Une somme pouvant aller jusqu’à 500 $ par année est versée directement au fournisseur d’un service ou d’un article favorisant le mieux-être. Les dispositions de la prime santé sont décrites dans la politique de l’Institut pour le personnel.
Régime de pension
1. Les vice-présidents à temps plein continuent de pouvoir bénéficier du régime de retraite de l’Institut, qui leur procure une pension calculée selon la différence entre le régime de retraite de la fonction publique correspondant à leur poste d’attache et leur salaire durant les années passées à la vice-présidence à temps plein.
Régime de pension de la fonction publique
1. L’Institut cotise la partie de l’employeur au fonds de pension de la fonction publique si le VPTPL est en congé non payé de la fonction publique. Ce montant est déterminé d’après le taux de rémunération qu’il aurait reçu s’il était demeuré dans la fonction publique.
Formation linguistique
1. Sous réserve de l’approbation du Conseil d’administration, une formation linguistique intensive sera offerte au VPTPL au besoin.
Cotisations professionnelles
1. Les cotisations professionnelles pour une désignation ou une association pertinente sont payées pour le VPTPL tous les ans.
Durée et fin
1. La présente Entente demeure en vigueur pour la durée du mandat du VPTPL qui est de trois ans, ou pour moins longtemps si celui-ci est démis de ses fonctions par les membres avant la fin de son mandat de trois ans, ou encore si l’on met fin à la présente Entente conformément à ses dispositions avant la fin du mandat de trois ans.
2. On peut mettre un terme à la présente Entente conformément aux articles applicables des statuts et règlements et des politiques de l’Institut et conformément aux exigences applicables touchant le licenciement et le maintien des avantages pour les employés visés par la Loi de 2000 sur les normes d’emploi de l’Ontario (« LNE »), telles que modifiées, malgré l’article 3(5)9. de la LNE. Si le licenciement est pour motif valable, il n’est pas nécessaire de donner un préavis ou de verser une indemnité tenant lieu de préavis. Dans tous les autres cas, on peut mettre un terme à la présente Entente en respectant les exigences législatives minimales pour le préavis, l’indemnité tenant lieu de préavis et le maintien des avantages, applicables en vertu de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi de l’Ontario, telle que modifiée. C’est là tout ce à quoi le VPTPL a droit au moment de son licenciement ou de la cessation du contrat et c’est l’intention des parties que le VPTPL, dans un tel cas, n’ait droit à aucun préavis ni indemnité tenant lieu de préavis aux termes de la common law.
3. Pour plus de clarté, la fin du mandat de trois ans du VPTPL (s’il n’y a pas réélection) ne constitue pas un « licenciement » aux fins de la clause précédente et ne donne pas lieu à un préavis ou à une indemnité de préavis ou au maintien des avantages.
4. Pour plus de clarté, le VPTPL a droit à l’indemnité de départ établie dans la Politique sur le président et les vice-présidents, mais pas à l’indemnité de cessation d’emploi prévue dans la Loi de 2000 sur les normes d’emploi de l’Ontario.
Loyauté et conflit d’intérêts
1. Le VPTPL, pendant son mandat comme VPTPL de l’Institut, pour lui-même ou une autre personne, directement ou indirectement, à quelque titre que ce soit, y compris, avec restriction, à titre d’employeur, d’employé, de directeur, d’agent, de représentant, de partenaire, d’entrepreneur indépendant, de franchiseur, de franchisé, de distributeur ou de consultant, ne doit pas poursuivre, s’engager ou avoir des intérêts financiers ou autres dans une entreprise, une activité ou une affaire qui est en conflit d’intérêts avec l’Institut, n’y y participer d’aucune autre façon.
2. Le VPTPL, pendant la durée de son mandat comme VPTPL de l’Institut, pour lui-même ou un membre de sa famille (qui inclut entre autres son conjoint, un parent et un enfant) ne doit pas avoir un intérêt financier dans une affaire ou faire partie d’une entreprise qui a ou essaie d’avoir une relation contractuelle avec l’Institut. Si le VPTPL apprend l’existence d’un conflit d’intérêts éventuel entre ses intérêts personnels ou ceux de sa famille et les intérêts de l’Institut, il doit immédiatement en avertir le Conseil d’administration et suivre les ordres de ce dernier concernant les questions en jeu.
3. Le VPTPL accepte d’agir d’une manière conforme aux intérêts de l’Institut en tout temps. Le VPTPL doit avertir le Conseil d’administration lorsqu’il entretient des relations familiales, maritales ou des relations personnelles étroites avec un autre employé ou dirigeant de l’Institut qui peuvent compromettre son objectivité et sa capacité d’agir dans l’intérêt de l’Institut.

Confidentialité
1. Le VPTPL reconnaît qu’en raison de son contrat avec l’Institut, il a eu, a et continuera d’avoir accès à de l’information liée aux affaires de l’Institut qui est confidentielle et exclusive à l’Institut. Le VPTPL convient donc que, pendant son mandat, en vertu de l’Entente de service et par la suite, il ne devra pas, sans le consentement écrit préalable de l’Institut, intentionnellement divulguer à un tiers, tout document ou toute information confidentielle de l’Institut, sauf l’information qui pour des raisons indépendantes de la volonté du VPTPL est devenue accessible au public.
2. Le VPTPL n’est pas tenu de respecter la confidentialité de toute information autrement confidentielle si la divulgation de cette information est exigée par la loi, à condition toutefois que le VPTPL avise l’Institut promptement d’une telle exigence afin de permettre à l’Institut d’obtenir une ordonnance de protection appropriée.
Propriété des dossiers et autres biens
1. Tous les dossiers, esquisses, dessins, lettres, rapports, notes de service ou autres documents, l’équipement, la machinerie, les outils, les instruments ou autres dispositifs, incluant les ordinateurs, les ordinateurs portatifs et les téléphones cellulaires, les dispositifs d’enregistrement ou autres biens dont le VPTPL est en possession pendant la durée de son mandat à l’Institut, pour exécuter son travail ou dans le cours de son travail, qu’il ait ou non participé à sa préparation ou à sa conception, quelle que soit la manière dont ils sont venus en sa possession et qu’il s’agisse d’un original ou d’une copie, demeurent en tout temps la propriété de l’Institut et, à la fin du mandat du VPTPL, ne doivent pas être supprimés, détruits, retirés des locaux de l’Institut, mais bien remis à l’Institut ou à son représentant désigné.
Modification de l’Entente
1. Les dispositions écrites de la présente Entente et de la Politique sur le président et les vice-présidents de l’Institut constituent l’ensemble de la rémunération et des autres droits du VPTPL, indépendamment des ententes verbales qui peuvent présentement ou plus tard exister entre l’Institut et le VPTPL.
2. Toute modification à la rémunération du VPTPL faite en vertu du règlement 19.3.1 des statuts et règlements doit automatiquement être acceptée et faire partie de la présente Entente, entrant en vigueur pour le mandat suivant immédiatement la modification comme le prescrivent les statuts et règlements.
Différends
1. Les parties conviennent par la présente de régler les différends, les controverses, les questions ou les réclamations découlant de l’Entente ou liés à celle-ci ou aux relations des parties en médiation ou en arbitrage. Le conseiller général aux affaires juridiques désigne l’arbitre qui s’occupera en premier de la médiation avec les parties dans un effort de bonne foi pour régler l’affaire avant de recourir à l’arbitrage.
Choix de la loi
1. La présente Entente et son exécution sont régies par les lois de la province de l’Ontario et interprétées conformément à ces lois, sauf prescription contraire de la loi.
Divisibilité
1. Si une disposition de la présente Entente est jugée illégale, invalide ou inapplicable par une autorité compétente, cette illégalité, invalidité ou inapplicabilité n’aura aucun effet ni ne rendra illégale, invalide ou inapplicable toute autre disposition de la présente Entente.
Successeurs
1. La présente Entente est exécutoire pour les successeurs, héritiers, assignés et représentants juridiques des parties.
Entente intégrale
1. La présente Entente, ainsi que tous les documents, politiques, statuts et règlements mentionnés dans la présente Entente, constituent l’entente intégrale entre les parties et ont préséance sur toutes les ententes ou dispositions antérieures (orales ou écrites) concernant les services fournis par le VPTPL à l’Institut.
Conseils juridiques
1. Le VPTPL reconnaît avoir eu la possibilité d’obtenir des conseils juridiques indépendants avant de signer la présente Entente et reconnaît comprendre parfaitement la nature de l’Entente qu’il conclut volontairement.
Exemplaires et examen
1. L’Entente peut être signée en plusieurs exemplaires, que ce soit par voie électronique, par télécopieur ou autrement, chacun étant réputé original, et tous ces exemplaires constituent à toutes fins utiles une seule Entente liant les parties aux présentes.
2. Si la présente Entente est signée par les parties après que le VPTPL a commencé à travailler pour l’Institut, ce dernier reconnaît avoir reçu 1 $ (un dollar) à titre de contrepartie adéquate pour la conclusion de la présente Entente et que l’intention mutuelle des parties est que la présente Entente lie les deux parties.

EN FOI DE QUOI les parties aux présentes ont dûment signé la présente Entente aux dates et endroits ci-après indiqués.

Nom du vice-président à temps plein

Président de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada

Date

Nom du témoin

Date

Nom du témoin

Date