Entente de service

ENTRE : L’INSTITUT PROFESSIONNEL DE LA FONCTION PUBLIQUE DU CANADA

(l’« Institut » ou « IPFPC »)

ET : NOM

(le « président »)

ATTENDU que la relation entre les parties régie par la présente Entente est conditionnelle au fait que le président a été élu légitimement par les membres de l’Institut et occupe le poste de président conformément aux politiques, statuts et règlements applicables (avec leurs modifications successives), les parties conviennent de ce qui suit :

Fonctions, obligations et pouvoirs
1. Le président accepte les obligations, fonctions et pouvoirs énoncés aux articles 19 et 23.1 des statuts et règlements de l’Institut, dans la Politique sur le président et les vice-présidents et dans la description de travail, avec leurs modifications successives.
2. Le président est tenu de s’assurer que les opérations de l’Institut sont menées conformément aux politiques et directives établies par les assemblées générales ou le Conseil d’administration.
3. Le président est tenu d’assumer avec compétence les tâches qui lui sont confiées, de se comporter d’une manière respectueuse envers tous les membres et employés de l’Institut, de se montrer loyal à l’endroit de l’Institut et d’agir toujours dans l’intérêt de l’Institut dans tous ses faits et gestes.
4. Le président est responsable de l’orientation et de la supervision des vice-présidents, ainsi que des mesures disciplinaires qui pourraient être prises à leur égard, conformément aux politiques, statuts et règlements de l’Institut.
5. Les allégations d’inconduite à l’égard du président et de manquement aux obligations énoncées dans la présente Entente de service, les politiques et les règlements de l’Institut sont traitées par le Conseil d’administration, comme indiqué dans la Politique sur les conditions de travail du (de la) président(e) et des viceprésident(e)s (Annexe 2). Toute mesure disciplinaire imposée au président par le Conseil d’administration peut faire l’objet d’un appel en vertu de la partie G de la Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires.
6. Autres fonctions : En vertu de l’article 19.2.1 des statuts, le président est l’administrateur en chef. Il préside le Conseil d’administration, le Comité exécutif et peut présider d’autres comités conformément aux présents statuts. Le président est membre d’office de tous les comités sauf s’il en est exclu aux termes des statuts et règlements. De plus, le président est un signataire autorisé officiel.
Modalités de service
1. Les modalités du contrat liant le président à l’Institut sont régies par la Politique sur le président et les vice-présidents, les statuts et règlements, la Politique sur le règlement des différends et les mesures disciplinaires et toute autre politique pertinente de l’Institut, avec leurs modifications successives. En cas de conflit entre les statuts et règlements ou une politique pertinente et le présent contrat, les statuts et règlements ou la politique pertinente doivent avoir préséance.
2. Les modalités de service du président sont revues par le Comité de la rémunération des cadres (CRC) tous les trois ans (l’année de l’élection présidentielle) et le Conseil d’administration les approuve avant que ne soit publié l’avis d’élections l’année d’une élection présidentielle.
3. Aucune modification des modalités, à l’exception des rajustements économiques et des indemnités personnelles, ne peut être mise en vigueur entre les examens triennaux.
Salaires
1. L’échelle salariale du président est déterminée par le CRC du Conseil d’administration conformément à la Politique sur le président et les vice-présidents (avec ses modifications successives) et est publiée dans l’avis d’élection/ appel de candidatures.
2. Une augmentation économique à l’échelle salariale du président sera examinée par le CRC tous les ans et établie par le Conseil d’administration conformément à la Politique sur le président et les vice-présidents.
Dépenses
1. Les frais de déplacement pour le président seront assumés conformément à l’article 10 de la Politique relative au Conseil d’administration de l’Institut. Le président peut voyager en classe affaires s’il le désire.
2. Les frais d’hospitalité du président et des vice-présidents à temps plein sont décrits à l’article 11 de la Politique relative au Conseil d’administration de l’Institut.
3. Le président recevra une allocation personnelle qui couvrira les déplacements, le stationnement et les courses de taxi dans un rayon de 16 km du bureau national. Le CRC reverra le montant de l’allocation personnelle tous les ans et déterminera si des changements sont nécessaires.
4. Les dépenses de bureau qui ne sont pas définies dans les politiques ne doivent pas dépasser 250 $ par demande de remboursement et doivent faire l’objet d’une demande de remboursement des dépenses soumise tous les mois à la Section des finances.
5. Aucun paiement de carte de crédit ne sera effectué directement.
6. Les comptes de dépenses sont soumis chaque mois à l’approbation du Comité des finances, sous la direction du Conseil d’administration.
Heures du travail
1. Il est entendu que les heures de travail du président varieront d’une journée à l’autre et d’une semaine à l’autre, selon les engagements du président.
2. Il n’a pas droit à des indemnités d’heures supplémentaires ni à d’autres formes de rémunération spéciale pour les heures travaillées.
Télétravail
1. Le président peut être appelé à travailler à distance de temps à autre, de façon raisonnable, en fonction des nécessités du service.
Congé annuel
1. Le président a droit à six (6) semaines de congé annuel. Ce congé comprendra du temps pour les vacances, le mariage, le déménagement, les rendez-vous médicaux et les responsabilités familiales.
2. Il n’est possible de reporter que deux semaines de ce congé, à moins que d’autres limites ne soient imposées par la loi.
3. Toutes les demandes de congé annuel de 16 jours ou plus doivent être approuvées au préalable par le Conseil d’administration.
4. Le congé de deuil (défini par la politique de l’Institut pour le personnel) sera approuvé au besoin pour le président.
5. Les demandes de congé du président seront signées par l’administrateur en chef des opérations et secrétaire exécutif.
Congés de maladie
1. Le président aura droit à treize (13) semaines de crédits de congé de maladie par mandat. Les journées de congé de maladie seront déduites de ces crédits au fur et à mesure qu’elles seront utilisées. On pourra demander des certificats médicaux si nécessaire.
2. Le président qui n’est pas en mesure de s’acquitter de ses responsabilités pendant une période dépassant les 13 semaines auxquelles il a droit aura l’option de retourner à son poste d’attache et de s’inscrire au programme de protection du revenu existant de l’employeur ou de demeurer en congé non payé.
3. Il n’aura pas accès aux prestations d’invalidité de longue durée de l’Institut. Cependant, l’Institut paiera la part de l’employeur de la prime d’assurance invalidité de longue durée au nom du président à condition qu’il soit en congé de son poste d’attache.
4. Les crédits de congé de maladie non utilisés seront annulés à la fin de chaque mandat. Il n’y aura pas de report des crédits de congé de maladie non utilisés d’un mandat à l’autre.
Absence du travail
1. Le président doit aviser le Conseil d’administration d’une absence prévue du travail de cinq (5) jours ou plus au moins deux (2) semaines avant le début du congé. Pour les congés ou les absences du travail non planifiés ou non prévus, le président doit en aviser le Conseil d’administration dès que possible.
Jours fériés
1. L’Institut doit accorder au président tous les jours fériés normalement observés par l’Institut.
2. Les jours suivants sont désignés jours fériés payés :
  1. le jour de l’An,
  2. le Vendredi saint,
  3. le lundi de Pâques,
  4. le jour fixé par proclamation du gouverneur en conseil pour la célébration de l’anniversaire de naissance de la Souveraine,
  5. la fête du Canada,
  6. le premier lundi d’août,
  7. la fête du Travail,
  8. le jour fixé par proclamation du gouverneur en conseil comme jour national d’Action de grâce,
  9. le jour du Souvenir,
  10. le jour de Noël,
  11. le lendemain de Noël,
  12. tous les jours de travail prévus à l’horaire entre le lendemain de Noël et le jour de l’An.
Avantages sociaux
1. Conformément à la Politique sur le président et les vice-présidents, l’Institut maintiendra les avantages garantis pour les soins de santé, les soins dentaires, l’assurance vie et l’assurance invalidité de longue durée offerts par l’employeur au poste d’attache du président pour toute la durée de son mandat. La part de l’employeur à ces régimes sera payée par l’Institut pour le président qui se trouve en congé autorisé.
2. Une somme pouvant aller jusqu’à 500 $ par année est versée directement au fournisseur d’un service ou d’un article favorisant le mieux-être. Les dispositions de la prime santé sont décrites dans la politique de l’Institut pour le personnel.
Régime de pension de l’Institut
1. Le président pourra bénéficier du régime supplémentaire de retraite et du régime de retraite de l’Institut. Cela signifie que le président recevra une pension fondée sur le salaire qui lui est versé pour son poste d’attache dans la fonction publique plus une pension de l’IPFPC calculée selon la différence entre le régime de retraite de la fonction publique et son salaire de président pour les années passées à la présidence.
Régime de pension de la fonction publique
1. L’Institut cotise la partie de l’employeur au fonds de pension de la fonction publique si le président est en congé non payé de la fonction publique. Ce montant est déterminé d’après le taux de rémunération qu’il aurait reçu s’il était demeuré dans la fonction publique.
Formation linguistique
1. Sous réserve de l’approbation du Conseil d’administration, une formation linguistique intensive sera offerte au président au besoin.
Cotisations professionnelles
1. Les cotisations professionnelles pour une désignation ou une association pertinente sont payées pour le président tous les ans.
Durée et fin
1. La présente Entente demeure en vigueur pour la durée du mandat du président, qui est de trois ans, ou pour moins longtemps si celui-ci est démis de ses fonctions par les membres avant la fin de son mandat de trois ans, ou encore si l’on met fin à la présente Entente conformément à ses dispositions avant la fin du mandat de trois ans.
2. On peut mettre un terme à la présente Entente conformément aux articles applicables des statuts et règlements et des politiques de l’Institut et conformément aux exigences applicables touchant le licenciement et le maintien des avantages pour les employés visés par la Loi de 2000 sur les normes d’emploi de l’Ontario (« LNE »), telle que modifiée, malgré l’article 3(5)9. De la LNE. Si le licenciement est pour motif valable, il n’est pas nécessaire de donner un préavis ou de verser une indemnité tenant lieu de préavis. Dans tous les autres cas, on peut mettre un terme à la présente Entente en respectant les exigences législatives minimales pour le préavis, l’indemnité tenant lieu de préavis et le maintien des avantages, applicables en vertu de la Loi de 2000 sur les normes d’emploi de l’Ontario, telle que modifiée. C’est là tout ce à quoi le président a droit au moment de son licenciement ou de la cessation du contrat et c’est l’intention des parties que le président, dans un tel cas, n’ait droit à aucun préavis ni indemnité tenant lieu de préavis aux termes de la common law.
3. Pour plus de clarté, la fin du mandat de trois ans du président (s’il n’y a pas réélection) ne constitue pas un « licenciement » aux fins de la clause précédente et ne donne pas lieu à un préavis ou à une indemnité de préavis ou au maintien des avantages.
4. Pour plus de clarté, le président a droit à l’indemnité de départ établie dans la Politique sur le président et les vice-présidents, mais pas à l’indemnité de cessation d’emploi prévue dans la Loi de 2000 sur les normes d’emploi de l’Ontario.
Loyauté et conflit d’intérêts
1. Le président, pendant son mandat comme président de l’Institut, pour lui-même ou une autre personne, directement ou indirectement, à quelque titre que ce soit, y compris, avec restriction, à titre d’employeur, d’employé, de directeur, d’agent, de représentant, de partenaire, d’entrepreneur indépendant, de franchiseur, de franchisé, de distributeur ou de consultant, ne doit pas poursuivre, s’engager ou avoir un intérêt financier ou autre dans une entreprise, une activité ou une affaire qui est en conflit d’intérêts avec l’Institut, ni y participer d’aucune autre façon.
2. Le président, pendant la durée de son mandat comme président de l’Institut, pour lui-même ou un membre de sa famille (qui inclut entre autres son conjoint, un parent et un enfant), ne doit pas avoir un intérêt financier dans une affaire ou faire partie d’une entreprise qui a ou essaie d’avoir une relation contractuelle avec l’Institut. Si le président apprend l’existence d’un conflit d’intérêts éventuel entre ses intérêts personnels ou ceux de sa famille et les intérêts de l’Institut, il doit immédiatement en avertir le Conseil d’administration et suivre les directives de ce dernier concernant les questions en jeu.
3. Le président accepte d’agir d’une manière conforme aux intérêts de l’Institut en tout temps. Le président doit avertir le Conseil d’administration lorsqu’il entretient des relations familiales, maritales ou des relations personnelles étroites avec un autre employé ou dirigeant de l’Institut qui peuvent compromettre son objectivité et sa capacité d’agir dans l’intérêt de l’Institut.
Confidentialité
1. Le président reconnaît qu’en raison de son travail à l’Institut, il a eu, a et continuera d’avoir accès à de l’information liée aux affaires de l’Institut et que cette information est confidentielle et exclusive à l’Institut. Le président convient donc que, pendant son mandat, en vertu de l’Entente de service et par la suite, il ne devra pas, sans le consentement écrit préalable de l’Institut, intentionnellement divulguer à un tiers, des renseignements importants ou confidentiels de l'Institut, sauf l’information qui pour des raisons indépendantes de la volonté du président est devenue accessible au public.
2. Le président n’est pas tenu de respecter la confidentialité de toute information autrement confidentielle si la divulgation de cette information est exigée par la loi, à condition toutefois que le président avise l’Institut promptement d’une telle exigence afin de permettre à l’Institut d’obtenir une ordonnance de protection appropriée.
Propriété des dossiers et autres biens
1. Tous les dossiers, esquisses, dessins, lettres, rapports, notes de service ou autres documents, l’équipement, la machinerie, les outils, les instruments ou autres dispositifs, incluant les ordinateurs, les ordinateurs portatifs et les téléphones cellulaires, les dispositifs d’enregistrement ou autres biens dont le président est en possession pendant la durée de son mandat à l’Institut, pour exécuter son travail ou dans le cours de son travail, qu’il ait ou non participé à sa préparation ou à sa conception, quelle que soit la manière dont ils sont venus en sa possession et qu’il s’agisse d’un original ou d’une copie, demeurent en tout temps la propriété de l’Institut et, à la fin du mandat du président, ne doivent pas être supprimés, détruits, retirés des locaux de l’Institut, mais bien remis à l’Institut ou à son représentant désigné.
Modification de l’Entente
1. Les dispositions écrites de la présente Entente et de la Politique sur le président et les vice-présidents de l’Institut constituent l’ensemble de la rémunération et des autres droits du président, indépendamment des ententes verbales qui peuvent présentement ou plus tard exister entre l’Institut et le président.
2. Toute modification à la rémunération du président faite en vertu du règlement 19.3.1 des statuts et règlements doit automatiquement être acceptée et faire partie de la présente Entente, entrant en vigueur pour le mandat suivant immédiatement la modification comme le prescrivent les statuts et règlements.
Différends
1. Les parties conviennent par la présente de régler les différends, les controverses, les questions ou les réclamations découlant de l’Entente ou liés à celle-ci ou aux relations des parties conformément à la Loi sur l’arbitrage de l’Ontario. Le conseiller général aux affaires juridiques désigne l’arbitre qui s’occupera en premier de la médiation avec les parties dans un effort de bonne foi pour régler l’affaire avant de recourir à l’arbitrage.
Choix de la loi
1. La présente Entente et son exécution sont régies par les lois de la province de l’Ontario et interprétées conformément à ces lois, sauf prescription contraire de la loi.
Divisibilité
1. Si une disposition de la présente Entente est jugée illégale, invalide ou inapplicable par une autorité compétente, cette illégalité, invalidité ou inapplicabilité n’aura aucun effet ni ne rendra illégale, invalide ou inapplicable toute autre disposition de la présente Entente.
Successeurs
1. La présente Entente est exécutoire pour les successeurs, héritiers, assignés et représentants juridiques des parties.
Entente intégrale
1. La présente Entente, ainsi que tous les documents, politiques, statuts et règlements mentionnés dans la présente Entente, constituent l’entente intégrale entre les parties et ont préséance sur toutes les ententes ou dispositions antérieures (orales ou écrites) concernant les services fournis par le président à l’Institut.
Conseils juridiques
1. Le président reconnaît avoir eu la possibilité d’obtenir des conseils juridiques indépendants avant de signer la présente Entente et reconnaît comprendre parfaitement la nature de l’Entente qu’il conclut volontairement.
Exemplaires et examen
1. L’Entente peut être signée en plusieurs exemplaires, que ce soit par voie électronique, par télécopieur ou autrement, chacun étant réputé original, et tous ces exemplaires constituent à toutes fins utiles une seule Entente liant les parties aux présentes.
2. Si la présente Entente est signée par les parties après que le président a commencé à travailler pour l’Institut, ce dernier reconnaît avoir reçu 1 $ (un dollar) à titre de contrepartie entière et adéquate pour la conclusion de la présente Entente et que l’intention mutuelle des parties est que la présente Entente lie les deux parties.

EN FOI DE QUOI les parties aux présentes ont dûment signé la présente Entente aux dates et endroits ci-après indiqués.

Nom du président

Secrétaire exécutif de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada

Date

Nom du témoin

Date

Nom du témoin

Date