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Sous-groupe SP de Montréal- Compte-rendu de la rencontre de l’exécutif- 19 mai 2026

Published | Last updated il y a 10 heures
Publié | Dernière mise à jour il y a 10 heures

Compte-rendu de la rencontre de l’exécutif du sous-groupe SP de  Montréal- 19 mai 2026

Participants

Présents :

Président : Patrick M. Manseau

Vice-présidente : Alina Sofian

Secrétaire : Virginie Fourrier

Trésorier : Tom Robinson

Membre actif : Alexander Donaldson

Membre actif : Pascal Dehasse

Membre actif : Martin Pilote

Membre active : Bita Samim

Membre active : Corinne Simard

Absents :

Membre active : Mélanie Carbonneau

Membre active :  Cassandra Bolduc

Ordre du jour

  1. Ouverture de la réunion
  2. Mot de bienvenue (Patrick/Tous)
  3. Tour de table présentation (Tous)
  4. Adoption de l’ODJ (Tous)
  5. Présentation du google drive partagé de SP-Mtl (Patrick)
  6. Actions à faire après l’AGA (Patrick/Tous)
  7. Post-Mortem AGA (Tous)
  8. Discussion sur prochaines activités (Tous)
  9. Mise à jour finance cabane sucre (Corinne)
  10. Formation pour les membres d’exécutif
  11. Varia (Tous)
  12. Date estimée de la prochaine rencontre (Tous)
  13. Clôture de la réunion
  14. Ouverture de la réunion

Début de la réunion à 19h00.

  • Mot de bienvenue

Mot de bienvenue de Patrick, il remercie les membres de l’exécutif de leur présence à la réunion.

  • Tour de table présentation

Tour de table, chacun se présente.

  • Adoption de l’ODJ

ODJ approuvé par Alina, secondé par Virginie

  • Présentation du google drive partagé de SP-Mtl

Patrick a créé un google drive partagé pour le sous-groupe. Une invitation pour y accéder a été envoyée par courriel à chacun des membres du comité.

Patrick présente l’organisation de l’espace partagé et les docs qui y sont déjà sauvegardés.

Action Patrick : créer un guide d’accès-utilisation pour les membres moins familiers avec les espaces partagés.

  • Actions à faire après l’AGADocuments à faire parvenir à IPFPC suite à l’AGA  et allocation annuelle:

Patrick a validé dans les statuts les actions à faire suite à une AGA de sous-groupe.

Statut 8.1.8 Production de documents : Chaque année, entre l’assemblée générale annuelle et la fin de l’année civile, l’exécutif du groupe fait parvenir au bureau du secrétaire exécutif de l’Institut la version provisoire du procès-verbal de cette assemblée, le rapport financier annuel et le compte rendu des élections.

Les documents ont été envoyés par Tom. L’allocation annuelle du sous-groupe pourra donc être obtenue rapidement.

Action : faire changer les signatures

  • Post-Mortem AGAAGA s’est déroulée le 06 mai 2026. Belle soirée, interventions pertinentes des invités, intérêt des membres et retour positif par la suite.Planification de l’événement : 59 membres ont confirmé leur présence via le formulaire de confirmation, 2 invités (Stéphanie Fréchette, Vice-Présidente temps plein de l’IPFPC, Sarah Marcil, secrétaire de l’exécutif du groupe SP), music band composé de 7 personnesJour J , présence réelle : 40 membres, le band, Sarah Marcil et Stéphanie Fréchette. Ministères représentés à l’AGA :ECCC : 16 membresSanté Canada : 21 membresAgence Spatiale : 2 membresTransport Canada : 1 membreBeaucoup de no-show. Piste de solution pour éviter que la situation ne se répète : Envoyer une confirmation et rappel de l’inscription à l’AGA aux membres. Demander clairement de prévenir x jours avant l’événement s’ ils ne peuvent finalement plus se présenter. Indiquer que des frais sont engagés, un recouvrement des frais pourrait être envisagé si ils ne préviennent pas de leur absence (à vérifier si vraiment possible, sinon au moins sensibiliser aux frais engagés et perdus).Déterminer le budget de l’AGA avant l’évènement et trouver l’endroit en fonction du budget. Trouver un endroit avec le plus de flexibilité possible pour ajuster le nombre de personnes présentes.Vérifier les politiques pour la participation de IPFPC – montant maximum par membre pour le repas et cadeau. Comme l’intérêt pour participer semble plus grand, il n’y a plus besoin d’incitatif pour attirer les membres à l’évènementMusic band : 7 personnes, le band n’est pas rémunéré mais les repas et boisson leur sont offerts. Selon le budget il pourrait ne pas être possible de les inviter l’année prochaine.Déterminer comment on pourrait avoir une meilleure participation et représentativité de tous les ministères du sous-groupe.La formule resto assis + band est moins propice au réseautage. Une autre formule pourrait également être envisagée pour faciliter les conversations.
  • Discussion sur prochaines activités

Corinne veut planifier un dîner causerie à l’Agence spatiale, validation avec le comité si le budget le permet, accord donné à l’unanimité.

Alex indique qu’il y a aura certainement des demandes de dîner causerie sur les négociations durant l’été

  • Mise à jour finance cabane sucre

L’activité a couté 3500$ au total, 2500$ ont été payés par Bien mieux ensemble.

Corinne a navigué dans les politiques et a fait des demandes de subvention formelles. Selon elle, toutes les politiques étaient respectées pour l’activité cabane à sucre ce qui a permis d’obtenir le maximum de subventions.

Action de suivi : courriel récapitulatif de Corinne

  1. Formation pour les membres d’exécutif

Une formation pour les membres d’un exécutif aura lieu le 12 et 13 juin. Plusieurs membres du comité ont envoyé leur intérêt, malgré que certains n’avaient pas reçu l’invitation initiale

  1. Varia (Tous)

Tom indique que le chèque pour l’AGA a été encaissé.  L’allocation annuelle arrivera dans la semaine.

  1. Date estimée de la prochaine rencontre (Tous)

Le prochaine rencontre aura lieu en août, date à déterminer ultérieurement

  1. Clôture de la réunion

Fin de la réunion : 20h30.