Foire aux questions
FAQ sur les dépenses
J’ai oublié mon mot de passe; que faire?
Accédez au site www.concursolutions.com et cliquez sur Mot de passe oublié; un lien pour réinitialiser votre mot de passe vous sera envoyé à votre adresse courriel.
Que faire si j’ai cliqué sur Mot de passe oublié, mais que je n’ai pas reçu de courriel avec un lien de réinitialisation?
Si vous avez récemment modifié votre courriel sur le site Web de l’Institut, la mise à jour des données dans Concur peut prendre d’une à deux semaines.
Que faire si le nom figurant sur mon passeport ou ma pièce d’identification du gouvernement ne correspond pas à mon nom dans Concur?
Veuillez communiquer avec les Services aux membres en composant le 1-800-267-0446 pour corriger le nom et le pseudonyme liés à votre profil. Le nom figurant dans Concur doit correspondre à celui qui est indiqué sur votre passeport ou votre carte d’identité du gouvernement.
Si je conduis, ai-je la possibilité de modifier l’itinéraire suggéré pour le calcul de l’indemnité kilométrique?
Oui, vous pouvez faire glisser la ligne d’itinéraire indiquée vers l’itinéraire que vous avez pris, ainsi qu’ajouter plusieurs arrêts pour enregistrer précisément votre itinéraire. Vous pouvez également remplacer la distance kilométrique dans le champ Type de dépense, mais n’oubliez pas que cette distance sera vérifiée lors du traitement de votre demande de remboursement.
Si je conduis dans une autre province, le taux de kilométrage changera-t-il?
Non. Le taux de kilométrage est calculé en fonction de votre province de résidence, où le véhicule est immatriculé et assuré.
Peut-on mettre à jour ses informations bancaires via Concur?
Non, les informations bancaires ne sont pas stockées dans Concur.
Dois-je utiliser Concur pour obtenir mon salaire compensatoire?
Oui; veuillez soumettre vos demandes de salaire compensatoire appropriées par l’entremise de Concur. Il existe une catégorie de dépenses appelée Salaire compensatoire.
Dois-je utiliser Concur pour demander un salaire compensatoire en vertu de la Pollitique sur l’équilibre entre les activités syndicales et la vie privée?
Oui; un type de réunion a été créé pour les demandes de salaire compensatoire relevant de cette politique.
Si j’assiste à plusieurs réunions, dois-je présenter plusieurs demandes de règlement?
Oui; veuillez faire une demande pour chaque réunion à laquelle vous avez assisté afin que les fonds soient bien répartis.
Si j’utilise le code de congé 641, dois-je présenter une demande de salaire compensatoire?
Non; il ne faut pas présenter de demande de salaire compensatoire lorsque vous utilisez le code de congé 641.
Puis-je copier une demande de règlement?
Oui, vous le pouvez. Sur la page Historique des demandes, cochez la case correspondant à la demande que vous souhaitez copier. Vous activerez ainsi le bouton Copier la demande dans le coin supérieur droit de la page. Changez le nom de la demande et entrez la date de début de l’introduction de données sur la nouvelle demande. Cliquez sur OK et apportez les modifications nécessaires à la nouvelle demande.
Dois-je présenter une preuve de salaire compensatoire?
Oui; veuillez joindre une copie de votre formulaire de congé approuvé par votre employeur. Vous ne pourrez recevoir de salaire compensatoire si vous ne le faites pas.
Questions fréquemment posées: Concur
Comment puis-je effectuer des réservations de voyage (vol, voiture, hôtel) dans Concur Travel?
Consultez le Guide pratique Concur Travel de l’IPFPC ici pour obtenir des instructions sur l’utilisation de ce logiciel.
Pourquoi puis-je trouver moi-même des tarifs aériens moins chers?
Il s’agit peut-être des tarifs de base. Les tarifs de base des compagnies aériennes ne sont pas remboursables, ne peuvent être ni annulés ni modifiés et, la plupart du temps, ne permettent pas d’emporter un bagage à main. Comme nos activités changent fréquemment et que les membres doivent apporter des articles avec eux, nous ne pouvons pas nous prévaloir de ces tarifs restrictifs.
Comment choisir l’hôtel à réserver s’il n’y a pas de bloc de chambres prévu pour une réunion donnée?
L’IPFPC a conclu des accords préférentiels avec certaines chaînes hôtelières un peu partout au Canada. Les membres devraient faire affaire avec elles. Cependant, si les chambres ne sont pas disponibles à notre tarif préférentiel, les membres pourront choisir n’importe quel hôtel désigné dont le prix est inférieur au tarif maximum fixé par l’IPFPC pour la ville en question.
Comment réserver un billet de train?
Les billets de train doivent être réservés directement auprès de notre agence de voyages, BCD Travel. Pour ce faire, il faut appeler BCD au 1-866-768-7624 et indiquer le nom de la réunion, la date et l’heure ainsi que le lieu.
Puis-je réserver un voyage par téléphone auprès de BCD?
L’option la plus rapide consiste à réserver un voyage en ligne. Vous pouvez toutefois appeler BCD Travel, mais n’oubliez pas que votre demande sera transmise au service des finances aux fins d’approbation.
Puis-je réserver un voyage pour mon conjoint ou ma conjointe ou un compagnon de voyage?
Vous pouvez appeler BCD pour réserver votre voyage et celui de votre compagnon de voyage, mais vous devrez payer les frais de réservation de BCD Travel. La meilleure option, et la plus économique, serait de réserver votre voyage par l’intermédiaire de Concur, puis de réserver celui de votre compagnon de voyage directement sur le site de la compagnie aérienne.
Les présidents des équipes de consultation peuvent-ils encore réserver des voyages?
Oui, ils peuvent réserver des voyages directement en ligne par l’intermédiaire de Concur Booking, et leur demande sera acheminée au service des finances aux fins d’approbation. Cette procédure est similaire à la précédente procédure consistant à envoyer un NAV sur papier.
Que faire si l’on souhaite rester plus longtemps que la durée de l’événement (par exemple, pour prendre des vacances personnelles)?
Vous pouvez réserver vos vols selon les dates d’arrivée et de départ souhaitées ainsi que votre hôtel pour les dates approuvées, puis réserver les jours supplémentaires par vos propres moyens, par exemple sur le site Web de l’hôtel. Toute nuitée supplémentaire à l’hôtel sera à vos propres frais.
Que faire si je dois assister à plusieurs réunions consécutives?
Vous pouvez réserver vos vols selon les dates d’arrivée et de départ souhaitées ainsi que votre hôtel pour les dates approuvées, puis réserver les jours supplémentaires par vos propres moyens, par exemple sur le site Web de l’hôtel. Toute nuitée supplémentaire à l’hôtel sera à vos propres frais.In this case you would book your travel for the whole duration and indicate the trip reasons within Concur Travel. Finance will distribute the cost appropriately for you.
Que dois-je faire si un hôtel a déjà été désigné (par exemple, un bloc de chambres d’hôtel pour une réunion)?
L’organisateur de la réunion se chargera de réserver la chambre pour vous directement auprès de l’hôtel. Il vous suffit d’indiquer les nuits que vous demandez lors de votre inscription.
Les membres d’Air Canada Altitude ont accès à des bons qu’ils peuvent utiliser lors de leurs réservations sur AC. Peut-on utiliser ces bons dans le cadre de Concur?
Le processus demeure le même : les membres réservent leur voyage dans Concur Travel, puis utilisent les certificats de surclassement directement sur le site Web d’Air Canada.
Que faire si j’ai une demande spéciale ou si je souhaite réserver un autre type de chambre?
Les membres peuvent communiquer leurs demandes spéciales à leur organisateur de réunion, généralement au cours du processus d’inscription.
Lorsque vous réservez directement dans Concur, les types de chambres de base sont proposés. Les membres peuvent demander une chambre de catégorie supérieure directement auprès de l’hôtel avant leur arrivée ou au moment de l’enregistrement. Les frais de changement de catégorie doivent être payés directement par le membre.
Pourquoi y a-t-il une liste d’hôtels préférés à Ottawa?
Les hôtels préférés à Ottawa peuvent facturer directement l’Institut pour que les membres n’aient pas à payer leur séjour d’avance et ensuite à faire une demande de remboursement.
J’ai d’autres questions concernant la réservation en ligne dans Concur Travel. Comment puis-je obtenir de l’aide?
Composez le numéro sans frais de BCD Travel pour obtenir de l’aide concernant la navigation et la réservation en ligne : 1-866-768-7624. Vous pouvez également contacter l’IPFPC à l’adresse suivante si vous avez des questions d’ordre général : cvent@pipsc.ca.