Préambule
Le présent mandat précise la composition et la structure de l’équipe de consultation de l’Institut auprès d’Environnement Canada (« l'équipe »).
Il sert à clarifier le fonctionnement interne de l’équipe selon la Politique sur les relations patronales-syndicales de l’Institut.
Acronymes
ENC-EC : Équipe de consultation nationale de l’Institut auprès d’Environnement Canada
RPY : Région du Pacifique et du Yukon
RPN : Région des Prairies et du Nord
RO : Région de l’Ontario
RQ : Région du Québec
RA : Région de l’Atlantique
RCN : Région de la capitale nationale
SMC : Service météorologique du Canada
DDPI : Direction du dirigeant principal de l’information
IE : Chapitre Intendance environnementale
ST : Chapitre Sciences et technologie
AL : Chapitre application de la loi
1. Composition et Structure
1.1 L’équipe est composée de tous les délégués syndicaux à Environnement Canada.
1.2 Sous la direction de son président, l’équipe établit sa structure ainsi :
6 responsables régionaux (RPY, RPN, RO, RQ, RA et RCN)
5 responsables de chapitres nationaux (SMC, DDPI, IE, ST, autres tels que Politique stratégique, AL, etc.)
1 responsable national de la SST
1 secrétaire
1 responsable des communications
1 vice-président
1 président national
1 ancien président
2 membres actifs
1.2.1 Chaque délégué syndical local de l’équipe de consultation servira à transmettre l’information et les préoccupations au responsable de la région ou du chapitre concerné.
1.3 On s’efforcera de représenter les groupes comme il se doit, en respectant la structure des chapitres du Ministère.
1.4 Des co-responsables ou des remplaçants devraient être nommés dès que possible pour les chapitres et les régions.
2. Postes et nominations
2.1 Président
Le président est nommé par l’Institut, et la nomination est réexaminée au moins tous les deux ans, les années paires. Tous les délégués syndicaux d’Environnement Canada (EC) votent pour élire le président de l’équipe de consultation nationale (ECN) d’EC. L’élection a lieu avant la réunion annuelle de l’ECN, et le président élu entre immédiatement en fonctions.
2.2 Vice-président
Les délégués syndicaux d’EC votent pour élire un vice-président toutes les années impaires. Tous les délégués syndicaux d’EC votent pour élire le vice-président de l’ECN d’EC de la façon appropriée avant de faire une recommandation à l’Institut.
2.3 Secrétaire, responsable des communications et responsable de la SST
Les délégués syndicaux d’EC votent pour élire un secrétaire, un responsable des communications et un responsable de la SST. Tous les délégués syndicaux d'EC votent pour élire les membres de l'ECN d'EC de la façon appropriée avant de faire une recommandation à l’Institut.
Un secrétaire est élu toutes les années paires.
Un responsable des communications est élu toutes les années impaires.
Un responsable de la SST est élu toutes les années impaires.
2.4 Les représentants de l’Institut à toutes les tables de consultation sur la SST des chapitres régionaux et nationaux sont choisis par le président, en consultation avec l’équipe, et demeurent à leur poste à la demande du président. Les postes sont réexaminés tous les deux ans, après l’envoi d’un appel de candidatures à tous les délégués syndicaux de la zone de sélection.
2.4 Le président ou son remplaçant et le responsable du chapitre national, dans la mesure du possible, assistent aux réunions du CCSP du chapitre.
2.5 Le responsable de la région et, dans la mesure du possible, un autre délégué syndical assistent aux réunions du CCSP de leur région.
2.6 Le responsable local choisi par les responsables régionaux assiste aux réunions du CCSP local.
2.7 Quand une personne ne peut terminer son mandat, l’exécutif pourvoie le poste pour le reste du mandat.
3. Budget
3.1 Le président prépare le budget de l’équipe en consultation avec l’exécutif et le présente pour le faire approuver.
3.2 Le président est chargé de gérer le budget approuvé.
3.3 L’équipe se réunit une fois par année. Le lieu de la réunion est choisi pour faciliter la logistique et favoriser le plus possible la participation. Le président, en consultation avec l’exécutif, choisit des délégués externes qui assisteront à la réunion.
4. Communication au sein de l’équipe
Conformément à la Politique sur les relations patronales-syndicales de l’Institut :
4.1 La communication entre les membres de l’équipe de consultation est nécessaire pour préparer les consultations et en faire ensuite l’analyse, pour transmettre l’information et pour les autres raisons énoncées dans le modèle de consultation approuvé.
4.2 On s’attend à ce que la majeure partie de la communication entre les membres de l’équipe ne se fasse pas en personne. Les membres de l’équipe utilisent principalement, sans s’y limiter, les technologies de communication modernes comme les téléconférences, les vidéoconférences, les bulletins, l’information affichée sur le Web, les groupes de discussion électronique et les courriels.
4.3 On communique régulièrement avec le représentant du personnel.
4.4 Au moins tous les trois mois, l’équipe de consultation rend compte de ses activités aux membres de l’organisation. Cette communication se fait généralement par voie électronique.
4.5 Au besoin, l’équipe de consultation fournit une note documentaire au Comité exécutif de l’Institut.
Approuvé par l'ECN d’EC le 9 mai 2009