L'Institut professionnel de la fonction publique du Canada

Mandats

Équipe de consultation nationale de l’Institut Ministère de la Défense nationale

Préambule

Le présent mandat précise la composition et les responsabilités de l’équipe de consultation nationale de l’Institut auprès du ministère de la Défense nationale (« l’équipe »). Il sert à clarifier le fonctionnement interne de l’équipe selon la Politique sur les relations patronales-syndicales et les lignes directrices sur la consultation de l’Institut.

1 Structure de la consultation de l’Institut auprès du MDN

La structure de consultation de l’Institut auprès du MDN comprend les quatre (4) composantes suivantes :

a) les délégués syndicaux de l’Institut employés au MDN;

b) le groupe de consultation de l’Institut auprès du MDN;

c) l’équipe de consultation nationale de l’Institut auprès du MDN;

d) l’exécutif de l’équipe de consultation nationale de l’Institut auprès du MDN.

(L’Annexe A fait état des relations entre ces composantes.)

2  COMPOSITION

2.1  L’ÉQUIPE DE CONSULTATION NATIONALE DE L’INSTITUT AUPRÈS DU MDN EST AINSI COMPOSÉE :

Représentants régionaux
Les représentants d’organisations nationales ayant un pouvoir délégué en matière de ressources humaines, dont les SRFC, RDDC;
Les représentants de projets de consultation nationale, dont le projet Transformation de la gestion de l’information et l’Initiative des services partagés.

Pour les besoins de la réunion annuelle de l’équipe et conformément à la politique de l’Institut, s’il y a plus de 15 volontaires, les délégués seront choisis selon les critères suivants : représentation régionale et sectorielle, connaissance du MDN et de l’Institut et expérience en consultation locale ou régionale.

Groupe de consultation de l'IPFPC auprès du MDN

Conformément à la Politique sur les relations patronales-syndicales de l’Institut, toute consultation avec l’employeur doit se faire par l’intermédiaire de délégués syndicaux de l’Institut. L’ensemble des délégués syndicaux de l’Institut participant aux consultations, que celles-ci soient officielles ou non, constitue le groupe de consultation de l’Institut auprès du MDN.

Équipe de consultation nationale de l’Institut auprès du MDN

Conformément à la politique de l’Institut, l’équipe de consultation nationale doit comprendre des représentants régionaux et sectoriels.  Les représentants régionaux et leurs remplaçants sont chargés de représenter tous les groupes professionnels de leur région. Les membres de l’équipe sont nommés conformément aux dispositions de l’Annexe B.

Représentants du comité spécial de consultation nationale

Le délégué syndical de consultation représentant les membres de l’Institut auprès des comités spéciaux nationaux peut faire partie de l’équipe nationale de consultation de l’Institut. Le représentant est membre de l’équipe jusqu’à la fin des travaux du comité spécial.

3 ÉQUIPE DE CONSULTATION NATIONALE DE L’INSTITUT AUPRÈS DU MDN

L’équipe comprend les postes suivants :
1) Président

2) Vice-président

3) Agent des communications

4) Représentant régional de l’Atlantique

5) Représentant régional de la C.-B. et du Yukon

6) Représentant régional des Prairies

7) Représentant régional de l’Ontario

8) Représentant régional de la RCN

9) Représentant régional du Québec

10) Représentant des Services de santé des Forces canadiennes

11) Représentant de Recherche et développement pour la défense Canada
12) Représentant du groupe Génie
13) Représentant de l'armée de l'air
14) Représentant de la Marine royale canadienne

3.1  REMPLAÇANTS

L’équipe peut créer d’autres postes au besoin. Elle peut approuver l'ajout dans l'équipe de tout remplaçant. Ses membres peuvent désigner des remplaçants au besoin. Le président de l'équipe se réserve le droit de nommer des remplaçants.

3.2  AUTRES POSTES

L’équipe peut créer d’autres postes en fonction de ses besoins. Elle peut approuver l'ajout de tout nouveau poste dans l'équipe. Le président de l'équipe se réserve le droit de créer des postes.

4. EXÉCUTIF DE L’ÉQUIPE DE CONSULTATION NATIONALE DE L’INSTITUT AUPRÈS DU MDN

L'exécutif de l'équipe comprend le président, le vice-président, l'agent des communications et l'ART. L’Exécutif coordonne les activités de l’équipe.

5. RESPONSABILITÉS, FONCTIONS ET RÔLES

Tous les membres de l’équipe de consultation ont la responsabilité de représenter l’Institut auprès de l’employeur et de transmettre les objectifs et les décisions de l’Institut aux membres et à l’employeur, conformément à la Politique sur les relations patronales-syndicales de l’Institut.

5.1 PRÉSIDENT

Le président de l’équipe de consultation est le principal agent assurant la liaison entre le sous-ministre et la haute direction (sous-ministres adjoints) du Ministère.

5.2 VICE-PRÉSIDENT

Le vice-président de l’équipe de consultation nationale assiste le président et le remplace au besoin.

5.3 AGENT DES COMMUNICATIONS

L’agent des communications :
Prépare et distribue les infolettres, les communiqués et les procès-verbaux des réunions au nom de l’équipe nationale de consultation; Est la personne principale à contacter pour faire afficher de l’information dans la section réservée à la consultation auprès du MDN, sur le site Web de l’Institut.

5.4 REPRÉSENTANTS RÉGIONAUX ET SECTORIELS

Les représentants régionaux et sectoriels ont les tâches suivantes :

  • Diriger l’équipe de consultation régionale ou sectorielle;
  • Assurer la représentation aux Comités de consultation syndicale-patronale locaux, régionaux ou sectoriels;
  • Cerner les problèmes et les signaler à l’équipe de consultation nationale au besoin;
  • Transmettre les procès-verbaux à l’agent des communications;
  • Assurer la distribution de l’information aux délégués syndicaux régionaux et sectoriels;
  • S’assurer de l’exactitude de l’information relative à leur structure régionale ou sectorielle.

5.5 REMPLAÇANTS

Le président de l'équipe précise les responsabilités, les fonctions et les rôles d'un remplaçant au moment de sa nomination et pendant la durée de son mandat.

5.3 AGENT DES RELATIONS DU TRAVAIL (ART)

L'agent des relations du travail donne, au besoin, soutien, assistance et conseils à l'équipe.

6 RÉUNION ANNUELLE DE L’ÉQUIPE DE CONSULTATION NATIONALE

Le président de l’équipe de consultation nationale organise la réunion annuelle de son équipe, conformément à la Politique sur les relations patronales-syndicales de l’Institut.

7 MODIFICATION DU MANDAT

  • Le mandat est revu tous les ans à la réunion de l’équipe.
  • Toute proposition de modification doit parvenir à l'agent des communications au moins un mois avant la réunion de l'équipe pour que l’Institut la traduise.
  • Les propositions doivent être communiquées aux membres de l'équipe dans les deux langues au moins 10 jours ouvrables avant la réunion annuelle.
  • Elles doivent être approuvées par la majorité des participants à la réunion de l’équipe.

ANNEXE A

ANNEX A FRENCH

ANNEXE B

PROCESSUS DE NOMINATION À L'ÉQUIPE DE CONSULTATION AUPRÈS DU MDN

PRÉSIDENT/VICE-PRÉSIDENT

  1. Un courriel d’appel de candidatures est envoyé aux délégués syndicaux du Ministère.
  2. De plus, un appel de candidatures est affiché sur le site Web de l’Institut dans la page de consultation du MDN, à la section des nouvelles.
  3. Le courriel et l’appel de candidatures invitent les délégués syndicaux à décrire brièvement leurs activités syndicales et de consultation au président de l'Institut ou à son représentant.
  4. La période de présentation des candidatures est limitée et dure habituellement deux semaines.
  5. Les candidatures sont examinées par le président de l’Institut ou son représentant pour voir si elles sont complètes.
  6. Les noms et les activités pertinentes des candidats sont fournis à l’équipe de consultation auprès du MDN pour qu’elle fasse ses recommandations.
  7. Il y a une date limite pour présenter les recommandations de l’équipe de consultation auprès du MDN.
  8. Le président de l’Institut ou son représentant passe en revue les candidatures au Comité exécutif de l’Institut.
  9. Un candidat est nommé sur recommandation de l'équipe de consultation du MDN et du Comité exécutif.
  10. Le candidat est informé de sa nomination.
  11. Un avis de nomination du délégué syndical est affiché dans le site Web de l’Institut.

REPRÉSENTANTS RÉGIONAUX ET SECTORIELS ET REMPLAÇANTS

  1. Un courriel d’appel de candidatures est envoyé aux délégués syndicaux du MDN de la région ou du secteur.
  2. De plus, un appel de candidatures est affiché sur le site Web de l’Institut, à la page de consultation du MDN, dans la section des nouvelles.
  3. Le courriel et l’appel de candidatures invitent les délégués à décrire brièvement leurs activités syndicales et de consultation au président de l'équipe de consultation.
  4. La période de présentation des candidatures est limitée et dure habituellement deux semaines.
  5. Les candidatures sont examinées par le président de l’équipe pour voir si elles sont complètes.
  6. Le nom et les activités pertinentes des candidats sont fournis aux délégués syndicaux du MDN dans la région ou le secteur pour qu’ils fassent leurs recommandations.
  7. Les délégués syndicaux du MDN de la région ou du secteur ont une semaine pour faire leurs recommandations.
  8. L’équipe de consultation nationale auprès du MDN reçoit en même temps, par courriel, le nom des candidats et la liste de leurs activités pertinentes afin de pouvoir présenter ses recommandations.
  9. Après examen des recommandations des délégués syndicaux du MDN et de l'équipe de consultation auprès du MDN, le président de l'équipe nomme un candidat.
  10. La personne retenue est informée de sa nomination.
  11. Un avis de nomination est affiché dans le site Web de l’Institut.

Approuvé à la réunion du 3 mai 2019 du Groupe de travail sur la consultation