Bienvenue à la page Réunions, déplacements et dépenses de l’Institut

Accédez au site www.concursolutions.com et cliquez sur Mot de passe oublié; un lien pour réinitialiser votre mot de passe vous sera envoyé à votre adresse courriel.

Si vous avez récemment modifié votre courriel sur le site Web de l’Institut, la mise à jour des données dans Concur peut prendre d’une à deux semaines.

Veuillez communiquer avec les Services aux membres en composant le 1-800-267-0446 pour corriger le nom et le pseudonyme liés à votre profil. Le nom figurant dans Concur doit correspondre à celui qui est indiqué sur votre passeport ou votre carte d’identité du gouvernement.

Oui, vous pouvez faire glisser la ligne d’itinéraire indiquée vers l’itinéraire que vous avez pris, ainsi qu’ajouter plusieurs arrêts pour enregistrer précisément votre itinéraire. Vous pouvez également remplacer la distance kilométrique dans le champ Type de dépense, mais n’oubliez pas que cette distance sera vérifiée lors du traitement de votre demande de remboursement.

Non, le taux de kilométrage est calculé en fonction de votre province de résidence, où le véhicule est immatriculé et assuré.

Non, les informations bancaires ne sont pas stockées dans Concur.

Oui, veuillez soumettre vos demandes de salaire compensatoire appropriées par l’entremise de Concur. Il existe une catégorie de dépenses appelée Salaire compensatoire.

Oui, un type de réunion a été créé pour les demandes de salaire compensatoire relevant de cette politique.

Oui, veuillez faire une demande pour chaque réunion à laquelle vous avez assisté afin que les fonds soient bien répartis.

Non, il ne faut pas présenter de demande de salaire compensatoire lorsque vous utilisez le code de congé 641.

Oui, vous le pouvez. Sur la page Historique des demandes, cochez la case correspondant à la demande que vous souhaitez copier. Vous activerez ainsi le bouton Copier la demande dans le coin supérieur droit de la page. Changez le nom de la demande et entrez la date de début de l’introduction de données sur la nouvelle demande. Cliquez sur OK et apportez les modifications nécessaires à la nouvelle demande.

Oui, veuillez joindre une copie de votre formulaire de congé approuvé par votre employeur. Vous ne pourrez recevoir de salaire compensatoire si vous ne le faites pas.

Consultez le Guide pratique Concur Travel de l’IPFPC ici pour obtenir des instructions sur l’utilisation de ce logiciel.

Il s’agit peut-être des tarifs de base. Les tarifs de base des compagnies aériennes ne sont pas remboursables, ne peuvent être ni annulés ni modifiés et, la plupart du temps, ne permettent pas d’emporter un bagage à main. Comme nos activités changent fréquemment et que les membres doivent apporter des articles avec eux, nous ne pouvons pas nous prévaloir de ces tarifs restrictifs.

L’IPFPC a conclu des accords préférentiels avec certaines chaînes hôtelières un peu partout au Canada. Les membres devraient faire affaire avec elles. Cependant, si les chambres ne sont pas disponibles à notre tarif préférentiel, les membres pourront choisir n’importe quel hôtel désigné dont le prix est inférieur au tarif maximum fixé par l’IPFPC pour la ville en question.

Les billets de train doivent être réservés directement auprès de notre agence de voyages, BCD Travel. Pour ce faire, il faut appeler BCD au 1-866-768-7624 et indiquer le nom de la réunion, la date et l’heure ainsi que le lieu.

L’option la plus rapide consiste à réserver un voyage en ligne. Vous pouvez toutefois appeler BCD Travel, mais n’oubliez pas que votre demande sera transmise à la Section des finances aux fins d’approbation.

Vous pouvez appeler BCD pour réserver votre voyage et celui de votre compagnon/compagne de voyage, mais vous devrez payer les frais de réservation de BCD Travel. La meilleure option, et la plus économique, serait de réserver votre voyage par l’intermédiaire de Concur, puis de réserver celui de votre compagnon/compagne de voyage directement sur le site de la compagnie aérienne.

Oui, ils/elles peuvent réserver des voyages directement en ligne par l’intermédiaire de Concur Booking, et leur demande sera acheminée à la Section des finances aux fins d’approbation. Cette procédure est similaire à la précédente procédure consistant à envoyer un NAV sur papier.

Vous pouvez réserver vos vols selon les dates d’arrivée et de départ souhaitées ainsi que votre hôtel pour les dates approuvées, puis réserver les jours supplémentaires par vos propres moyens, par exemple sur le site Web de l’hôtel. Toute nuitée supplémentaire à l’hôtel sera à vos propres frais.

Dans ce cas, vous devrez réserver votre voyage pour toute la durée prévue et indiquer les motifs du déplacement dans Concur Travel. La Section des finances se chargera de répartir les frais de manière appropriée pour vous.

Le/la planificateur·rice de la réunion se chargera de réserver la chambre pour vous directement auprès de l’hôtel. Il vous suffit d’indiquer les nuits que vous demandez lors de votre inscription.

Le processus demeure le même : les membres réservent leur voyage dans Concur Travel, puis utilisent les certificats de surclassement directement sur le site Web d’Air Canada.

Les membres peuvent communiquer leurs demandes spéciales à leur planificateur·rice de réunion, généralement au cours du processus d’inscription.

Lorsque vous réservez directement dans Concur, les types de chambres de base sont proposés. Les membres peuvent demander une chambre de catégorie supérieure directement auprès de l’hôtel avant leur arrivée ou au moment de l’enregistrement. Les frais de changement de catégorie doivent être payés directement par le/la membre.

Les hôtels préférés à Ottawa peuvent facturer directement l’Institut pour que les membres n’aient pas à payer leur séjour d’avance et ensuite à faire une demande de remboursement.

Composez le numéro sans frais de BCD Travel pour obtenir de l’aide concernant la navigation et la réservation en ligne : 1-866-768-7624. Vous pouvez également contacter l’IPFPC à l’adresse suivante si vous avez des questions d’ordre général : cvent@pipsc.ca.