Politique sur les chapitres de l’Institut
Préambule
L’Institut fonctionne selon une structure parallèle par groupe professionnel et par région. Les membres appartiennent aux régions, qui comprennent tous les membres qui se trouvent dans les limites géographiques de la région telles que définies à l’article 4 des statuts de l’Institut. Les régions peuvent être subdivisées en chapitres qui sont des organismes constituants d’une région géographique composés d’au moins dix (10) membres d’au moins deux (2) groupes différents conformément à l’article 11.2.1 des statuts de l’Institut. Chaque chapitre est régi par ses propres statuts qui doivent être conformes aux statuts et règlements de l’Institut et de la région ainsi qu’aux politiques de l’Institut.
L’Institut encourage la participation de ses membres en leur payant les frais de déplacement et un salaire compensatoire (s’il y a lieu) lorsqu’ils assistent, avec approbation, à des réunions autorisées, sous réserve de toute restriction énoncée dans les statuts, règlements et politiques de l’Institut.
1. Date d’entrée en vigueur
Le 10 mars 2017.
2. Objectif de la politique
Énoncer les rôles et les responsabilités des chapitres de l’Institut ainsi que certaines de leurs procédures qui ne sont pas prévus dans les statuts, règlements ou politiques de l’Institut, de la région ou du chapitre.
3. Statuts des chapitres
Les chapitres sont régis par des statuts et des règlements. Ces statuts doivent être conformes aux statuts et règlements de l’Institut et de la région ainsi qu’aux politiques de l’Institut, et doivent être approuvés par le Conseil d’administration. Un chapitre nouvellement formé et approuvé par le Comité exécutif se dote automatiquement de statuts en adoptant les statuts modèles et en y ajoutant son nom. Les chapitres sont invités à utiliser le texte du modèle des statuts de chapitre (voir annexe B). Un chapitre qui n’a pas de statuts est régi par le modèle des statuts pour les chapitres jusqu’à ce qu’il rédige ses propres statuts. (Articles 11.2.2 des statuts et 11.2.2 des règlements de l’Institut).
CA – Mars 2017
4. Nom des chapitres
Tout changement de nom d’un organisme constituant doit être approuvé par le Comité exécutif de l’Institut. Dès qu’un changement de nom est approuvé, les statuts de l’organisme constituant doivent être automatiquement mis à jour. Le nom d’un chapitre doit comprendre le nom de sa zone géographique ou du ministère qu’il dessert(s’il y a lieu) (dans cet ordre).
CA – Mars 2017
5. Qu’est-ce qu’un chapitre et quels sont ses objectifs?
Un chapitre est un organisme constituant de l’Institut composé de dix (10) membres ou plus provenant de deux (2) groupes ou plus dans une zone géographique donnée. (Article 11.2.1 des statuts de l’Institut). Chaque chapitre est régi par des statuts approuvés par le Conseil d’administration. (Articles 11.2.2 des statuts et 11.2.2 des règlements de l’Institut).
Les objectifs d’un chapitre doivent s’aligner sur ceux de la région dont il relève et consistent à faire valoir les intérêts de ses membres, à servir de lieu de discussion en ce qui concerne les affaires internes de l’Institut, à assurer l’application de ses propres statuts, à faire des recommandations au Conseil régional et à l’Institut sur des questions s’inscrivant dans les objectifs de l’Institut et à nommer des délégués aux réunions du Conseil régional et aux assemblées de l’Institut conformément aux statuts de ces organismes constituants.
Un chapitre peut énoncer des objectifs supplémentaires dans ses statuts.
6. Composition des chapitres
Un chapitre est composé de tous les membres titulaires et retraités de la région dont il relève, qui se trouvent dans sa zone géographique telle que définie par l’Institut. Pour les membres titulaires, l’adresse prise en compte est celle fournie comme étant le lieu de travail normal de tous les jours. Pour les membres retraités, elle est celle de leur domicile.
7. Pouvoirs d’un chapitre
Les pouvoirs d’un chapitre sont limités à ses propres champs d’activités. Un chapitre doit agir dans le respect des objectifs de la région et de ses propres objectifs et se conformer aux orientations établies par la région et l’Institut.
8. Exécutif des chapitres
L’exécutif d’un chapitre exerce le pouvoir du chapitre et agit pour le compte du chapitre entre ses assemblées générales quant aux questions visées par ses statuts. Il est le porte-parole du chapitre auprès de l’Institut. Cela ne porte aucunement atteinte au droit d’un membre de s’adresser directement à l’Institut.
L’exécutif du chapitre remet des copies de ses procès-verbaux et de tous les rapports financiers à la région en temps opportun. Il fournit également toute information ou tous documents additionnels que la région lui demande.
Les chapitres déposent leurs rapports annuels à la réunion du Conseil régional.
Composition
L’exécutif du chapitre se compose d’au moins trois (3) membres et d’au plus le nombre précisé dans les statuts de l’Institut. Ils sont tous élus par les membres du chapitre pour un mandat ne dépassant pas trois (3) ans. La composition particulière de l’exécutif du chapitre, la durée du mandat de ses membres, les procédures de mise en candidature, les procédures d’élection et les procédures utilisées pour pourvoir les postes vacants de l’exécutif sont décrites dans les statuts du chapitre. (Article 11.2.3 des statuts de l’Institut). Il n’est pas permis de nommer des remplaçants pour les membres de l’exécutif du chapitre (c’est-à-dire une personne qui ne fait pas partie de l’exécutif du chapitre et qui prend la place d’un membre de l’exécutif du chapitre).
Nonobstant ce qui précède, si l’exécutif du chapitre ne respecte pas les statuts du chapitre pour pourvoir les postes vacants de l’exécutif du chapitre, la région peut nommer de nouveaux membres à ces postes à titre provisoire jusqu’à ce qu’un appel de candidatures et des élections aient lieu aux termes des statuts du chapitre.
Fonctions
En général, les membres de l’exécutif d’un chapitre ont les fonctions suivantes :
Président : Le président convoque et préside les assemblées du chapitre et les réunions de l’exécutif et présente un rapport sur les activités du chapitre à l’assemblée générale annuelle du chapitre.
Vice-président : Le vice-président assiste le président dans l’exercice de ses fonctions et assume les fonctions du président en son absence.
Secrétaire : Le secrétaire envoie des avis de convocation pour toutes les assemblées et réunions du chapitre et de l’exécutif. Il dresse les procès-verbaux de ces assemblées et réunions, où figurent les noms des participants, tient les dossiers et la correspondance du chapitre et de l’exécutif, et fait parvenir une copie des procès-verbaux à l’Institut.
Trésorier : Le trésorier tient les livres comptables du chapitre conformément aux politiques de l’Institut, prépare un rapport financier pour chaque réunion de l’exécutif et chaque assemblée générale du chapitre, produit les états financiers détaillés demandés par l’Institut et prépare la demande d’allocation annuelle du chapitre. Le rapport financier doit être accessible à tous les membres du chapitre.
Membres actifs : Les membres actifs exécutent des tâches qui leur sont confiées par l’exécutif.
Les statuts du chapitre peuvent leur prévoir des fonctions supplémentaires.
Élections
L’exécutif du chapitre nomme un comité d’élections chargé de recevoir les candidatures aux postes de l’exécutif et de mener les élections. La procédure particulière de mise en candidature et d’élection pour le chapitre est définie dans les statuts du chapitre. L’Institut n’assume aucun dépassement de coûts.
CA – Mai 2015
Comités
L’exécutif du chapitre forme les comités qu’il juge nécessaires et décide de leur mandat et leur composition. Une copie des rapports des comités est remise au secrétaire du chapitre. Un comité est dissous par un vote de la majorité des membres de l’exécutif. Les comités sont normalement financés à même l’allocation annuelle du chapitre.
Dépôt et conservation des documents
Chaque année, après la tenue de l’assemblée générale annuelle (AGA) du chapitre, l’exécutif du chapitre fait parvenir au bureau du secrétaire exécutif de l’Institut et à la région la version provisoire du procès-verbal de cette assemblée, le rapport financier annuel et le rapport des élections, et ce, avant la fin de l’année civile. Un chapitre qui ne remet pas ces documents n’est plus en règle et ne recevra pas son allocation annuelle.
Les procès-verbaux approuvés des réunions de l’exécutif et de l’assemblée générale annuelle du chapitre sont remis à l’Institut aux fins d’archivage.
Le groupe conserve les documents financiers détaillés pendant deux (2) ans. Les documents qui datent de plus de deux (2) ans sont envoyés à l’Institut aux fins d’archivage.
9. Réunions de l’exécutif d’un chapitre
L’exécutif du chapitre se réunit aussi souvent que nécessaire, mais au moins trois (3) fois par an. (Article 11.2.3 des statuts de l’Institut). Sauf dans les cas énoncés ci-après, l’Institut finance les déplacements et les repas pour tout au plus six (6) réunions de l’exécutif du chapitre par an. Dans le cas des chapitres étalés sur une grande zone géographique (comme c’est le cas de plusieurs communautés isolées du Nord qui sont reliées par voie aérienne), l’Institut ne finance qu’une (1) seule réunion en personne de l’exécutif du chapitre par an, qui doit se tenir en même temps que l’AGA du chapitre. Toutes les autres réunions de l’exécutif du chapitre pour ces chapitres dispersés se tiendront à l’aide de moyens électroniques. La présente disposition n’empêche nullement les chapitres d’inviter des observateurs à leurs réunions, à leurs propres frais.
Les réunions de l’exécutif d’un chapitre se tiennent en dehors des heures de travail à l’endroit le plus économique. La date d’une réunion doit être fixée en fonction de la disponibilité des membres de l’exécutif du chapitre et tenir compte de la fréquence des réunions et de l’équilibre entre les activités syndicales et la vie privée.
Les réunions de l’exécutif d’un chapitre, autres que les séances à huis clos, sont ouvertes à tous les membres du chapitre.
Un procès-verbal doit être dressé pour toutes les réunions ordinaires et extraordinaires de l’exécutif du chapitre. Il doit faire état des motions officielles, des engagements financiers et d’un résumé des discussions qui y ont eu lieu. Il n’est pas normalement distribué à des membres autres que ceux de l’exécutif jusqu’à ce qu’il soit approuvé à la réunion ordinaire suivante de l’exécutif. Toutefois, certaines décisions de l’exécutif du groupe peuvent être communiquées sans délai aux personnes qu’elles concernent.
Nonobstant ce qui précède, un procès-verbal détaillé ne doit pas être dressé pour une séance à huis clos. Les décisions prises lors d’une séance à huis clos ne sont intégrées au procès-verbal de la séance ouverte correspondante que si l’exécutif le juge opportun. Le non-respect de la confidentialité des séances à huis clos des réunions de l’exécutif du chapitre peut faire l’objet de sanctions disciplinaires, conformément aux statuts et règlements de l’Institut.
Dans la mesure du possible, les membres de l’exécutif du chapitre sont encouragés à utiliser des moyens électroniques (comme les courriels, les téléconférences et les vidéoconférences) pour mener leurs affaires afin de réduire les déplacements des membres.
10. Assemblées générales annuelles et extraordinaires des chapitres
Les chapitres sont gouvernés par leur assemblée générale annuelle (AGA). Les dépenses liées à la tenue d’une AGA sont payées à même l’allocation annuelle du chapitre. Les frais de déplacement pour assister à une assemblée générale du chapitre sont assumés par les membres.
Les services d’interprétation simultanée pendant les réunions sont assurés par l’Institut à la demande de l’exécutif du chapitre.
11. Communications
Bulletins
Un chapitre peut de temps à autre publier des bulletins en se prévalant des ressources de l’Institut.
Il ne peut en publier plus de quatre (4) par an et doit se limiter à huit (8) pages ou moins par bulletin. Toute exception à la longueur et à la fréquence des bulletins doit être préalablement autorisée par le Conseil d’administration.
Logos
Un logo ou identificateur de chapitre peut être utilisé aux conditions suivantes :
- il doit être soumis au Comité exécutif et approuvé;
- il ne peut remplacer ou altérer le logo ou l’adresse de l’Institut;
- l’emplacement de l’identificateur doit être conforme aux règlements postaux;
- les frais d’impression additionnels doivent être assumés par le chapitre.
Site Web de l’Institut
L’Institut conserve les droits rédactionnels des textes publiés sur son site Web. Ces droits sont exercés par la Section des communications, sous la direction du président ou de son remplaçant désigné.
Les documents soumis pour publication peuvent être révisés, reformatés ou rejetés en raison de contraintes inhérentes au site Web, de considérations techniques ou de coût.
Les chapitres sont encouragés à soumettre leurs documents dans un format compatible à celui utilisé par l’Institut, et à communiquer avec la Section des communications ou la Section de l’informatique afin de déterminer les formats préférés.
12. Fonds des chapitres
Les chapitres mènent leurs activités dans le respect des politiques financières de l’Institut telles que précisées dans la Politique sur les finances des organismes constituants.
Les fonds d’un chapitre demeurent la propriété de l’Institut et sont retournés à l’Institut advenant la dissolution du chapitre.
13. Frais de déplacement et salaire compensatoire
Les frais de déplacement sont payés aux membres de l’exécutif d’un chapitre qui participent aux réunions de leur exécutif, conformément aux politiques de l’Institut.
Pour la seule réunion en personne de l’exécutif financée par l’Institut dans le cas des chapitres étalés sur une grande zone géographique (comme c’est le cas de plusieurs communautés isolées du Nord qui sont reliées par voie aérienne), un salaire compensatoire peut être payé conformément à la politique de l’Institut, avec l’approbation préalable de l’Institut.
Les frais de déplacement et le salaire compensatoire sont payés aux membres des exécutifs des chapitres qui participent à la réunion annuelle des présidents de chapitre.conformément aux politiques de l’Institut.
Les fonds d’un chapitre ne peuvent être utilisés pour payer le salaire compensatoire.
Annexe A – Équilibre entre les activités syndicales et la vie privée
Annexe B – Politique sur les finances des organismes constituants