CSP — PROCÈS-VERBAL APPROUVÉ DES 9 ET 10 DÉCEMBRE 2022
Le procès-verbal du 17 septembre est approuvé sans modification.
Il est proposé avec appui (Fréchette/Purdie) que le CSP recommande que le CA fasse respecter les règles d’attribution aux organismes constituants.
La motion est adoptée.
Ordre du jour
Approuvé
3. Affaires découlant du procès-verbal du 17 septembre 2022 :
- Sous-groupe VFS de Saskatoon — attend les séjours de N. McCune pour le prochain ordre du jour
- VFS Regina (doc) — non ratifié
- Le mot « Regulations » ne doit plus être écrit, mais seulement « bylaws » (version anglaise)
- Ajouter « s » dans le titre « Constitution and Bylaw » (version anglaise)
- VFS ne devrait avoir que le point 3.1… pas le point 3.2
- 5.8 devrait indiquer « reviewing » plutôt que « auditing » (version anglaise)
- Toutes les références au terme « audit » doivent être révisées et le mot « regulations » doit être remplacé par « policies ».
- Article 1 — suppression de la barre oblique inverse
- GWPW — Stéphanie a répondu à l’AA que le groupe doit renvoyer le modèle.
- L’assemblée générale annuelle du groupe SH s’est tenue le 15 octobre 2022.
- 4. On souhaite modifier le texte pour qu’il indique que si un membre prend sa retraite, il peut terminer son mandat et conserver ses droits en tant que membre titulaire.
- Il faut préciser que ce membre ne peut pas être délégué syndical et qu’il ne peut donc pas être consulté.
- Il faut préciser au Conseil d’administration que cette clause concerne le groupe SH et qu’elle ne peut pas remplacer les statuts de l’Institut.
- Toutes les références au terme « audit » doivent être révisées et le mot « regulations » doit être remplacé par « policies ».
- Groupe VFS
- Les modifications approuvées par le CSP ont été renvoyées au groupe pour qu’il les incorpore dans le document complet (Doug).
Point de suivi : transférer au groupe VFS pour assurer le suivi
- Groupe ACIA-VM
- Reste à l’ordre du jour
- CNRC AR-ACR
- Réception du document complet modifié
- A été discuté lors d’une réunion précédente
- Nouvelle discussion aujourd’hui pour s’assurer que le changement est bien compris.
- Le point 7.2.1 n’est pas en contradiction avec le point 4.4.2.
- Le point 7.3.2 n’est pas en contradiction avec le point 4.4.2.
- Trop répétitif — il faudrait peut-être supprimer certaines formulations pour plus de clarté.
Point de suivi : À soumettre à l’approbation du Conseil d’administration avec la recommandation que le groupe AR-ARC du CNRC réexamine ses statuts lors de son assemblée générale annuelle en janvier 2023.
Point de suivi : Garder à l’ordre du jour pour collaborer avec le groupe afin de clarifier ses statuts et de coopérer avec le CSP.
- Feuille de calcul principale
- Chaque membre du CSP doit envoyer ses changements, ajouts ou suppressions à Tony qui la mettra à jour.
- Achat d’équipement et de biens informatiques
Les membres du CSP ont discuté du document révisé qui a été produit par Mark Muench et décident de le soumettre au Conseil d’administration.
- Sous-groupe RE du Centre de l’Île de Vancouver
À inscrire à l’ordre du jour
- Chapitre de Toronto-Centre
Le Chapitre a tenu son AGA le 2 novembre 2022 et a fourni au CSP un modèle complet. Il est noté que les notes de bas de page devaient être supprimées.
Point de suivi : Approuvé par le CSP et soumission au Conseil d’administration en décembre.
- Politique sur la participation financière des membres, section 4 (Organisation des voyages) — Bloc de chambres.
Point reporté à la prochaine réunion.
- Politique sur l’allocation des organismes constituants (sections 6-7-8-9) à copier dans la Politique sur la consultation.
Copier et coller les sections 6-7-8-9 (avec quelques corrections mineures) dans la Politique sur la consultation, paragraphes 11-12-13-14.
Point de suivi : À approuver par le Conseil d’administration.
- Financement Bien mieux ensemble.
Le document sur Bien mieux ensemble et les dîners d’information est présenté et il est envisagé de les réunir. La logistique devra être examinée et, une fois que ce sera fait, elle sera soumise au Conseil d’administration pour décision.
John présente le contexte du financement du programme Bien mieux ensemble et parle des points clés suivants :
- Cela faciliterait la tâche du personnel;
- Fixer un montant par personne;
- Cela aiderait également les groupes plus petits ;
- Il y aurait un plafond de coût/monétaire par organisme constituant.
Les participants discutent également de transmettre au Comité des finances et au Conseil d’administration la recommandation d’un plafond de 1000 $, ce qui permettrait de donner plus que 5$ par personne aux organismes constituants.
25$ par personne
Annexe A - Les critères
Point de suivi : John remettra à Natalie une copie de la note d’information et de l’annexe pour la présenter au Conseil d’administration en décembre.
Affaires nouvelles
- CCW : Ce point a été discuté lors de la réunion du 28 novembre 2022 et a été renvoyé au Groupe avec des recommandations. Les statuts ont été ratifiés lors de l’AGA du 1er décembre 2022 et soumis à l’approbation du CSP. Tout est en règle et peut être envoyé au Conseil d’administration pour approbation.
Il s’agit d’un nouveau groupe qui devra consulter le CSP pour mieux comprendre les statuts.
Point de suivi : Demander l’approbation du Conseil d’administration en lui recommandant de collaborer avec lui pour son budget.
- Membres du groupe NR et cotisants RAND
Il existe un groupe de travail qui décide si un membre a déménagé dans une autre région, mais travaille toujours dans la région où il vivait avant la pandémie. Il s’adresse du CSP pour réfléchir à cette situation.
- Sous-groupe RE de Downsview
Après avoir examiné le document, aucun problème n’a été constaté. John Purdie le renverra au Sous-groupe avec des notes et des recommandations qu’il présentera à la prochaine AGA pour discussion et approbation. Dans l’intervalle, il sera régi par le modèle de l’Institut jusqu’à ce qu’il ait approuvé des statuts.
Point de suivi : John Purdie s’adressera de nouveau au sous-groupe RE.
- NavCanada
Michael Simard, président du groupe NavCanada, a présenté des modifications à l’AGA d’octobre 2022. Un point a été mentionné : le délai de cinq jours pour les résultats pourrait être un peu court, mais c’est approuvé.
Suivi : À présenter au Conseil pour approbation.
- Chapitre de Toronto-Nord de l’ARC et sous-groupe de Toronto-Nord de l’ARC
Les deux documents ont été approuvés par le CSP et le Conseil d’administration en 2014-2015 mais n’ont toujours pas été publiés.
Sous-groupe : selon le document de base
Approuvé par le CA (mars 2017)
Sous-groupe : conformément aux Statuts
Approuvé par le Conseil - Modifications approuvées par le Conseil d’administration
21 février 2014
Chapitre : selon le document de base
Approuvé par le CA : non indiqué
Conformément aux statuts : Modèle modifié approuvé par le Conseil d’administration
11 décembre 2015
- CP Ville de Québec
Point reporté à la prochaine réunion.
- Statuts RE
Le groupe RE a ratifié les modifications apportées à ses statuts lors de son assemblée générale annuelle en septembre 2022. Le CSP examine les quatre domaines qui ont été modifiés et approuvés.
Point de suivi : À présenter au Conseil pour approbation.
Les points h) et i) ont déjà été traités dans le cadre des questions découlant du procès-verbal de la dernière réunion.
j) Statuts du chapitre de Suffield
Les statuts sont examinés et aucun changement n’y est apporté par le CSP.
Point de suivi : À faire approuver par le Conseil.
k) Chapitre SH SCC Montréal/Rive-Nord
Après examen du document soumis, il est constaté qu’il n’a pas été ratifié par les membres lors de leur dernière AGA. Par conséquent, le CSP collaborera avec eux pour mettre leurs statuts en ordre et les présenter à leur prochaine AGA pour qu’ils soient ratifiés. Une fois ratifié, le document sera soumis à nouveau à l’approbation du CSP.
Point de suivi : Stéphanie transmettra les courriels à Luc Denis pour discussion.
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Stéphanie Fréchette, présidente, doit confirmer auprès d’Alain si le sous-groupe RE du Centre de Vancouver est toujours actif.
La séance est levée.