Réunion du Comité des statuts et politiques (CSP)
Lundi 30 mai 2022
Hôtel Delta, Chambre Chaudière
Présents Stéphanie Fréchette (présidente), Tony Goddard (RCN), Mike Chow (C.-B./Yukon) (virtuellement), Scott McConaghy (ATL), Luc Denis (QC) (virtuellement), Fedora Kalenda-Mushiya (personne-ressource de l’Institut)
Absente Jennifer Reay (PRA/T.N.-O.)
Invités John Purdie, directeur régional de l’Ontario
Nancy McCune (observatrice)
Tour de table et présentations
La séance a été retardée en raison de problèmes techniques et est ouverte vers 9 h 50. Le président ouvre la séance avec un tour de table et des présentations.
Le représentant du Québec dit qu’il a des réunions toute la journée et qu’il doit partir un peu après 10 h.
Informations sur les processus des CSP
La présidente explique le plan stratégique proposé lors de la précédente réunion du CSP, le 7 mai 2022, où un nouveau mode d’attribution des dossiers a été proposé. Pour l’essentiel, le CSP a chargé la personne-ressource de l’Institut de dresser une liste principale des organismes constituants de chaque région. Ce tableau inclura l’information suivante :
- 7 onglets (régions et groupes nationaux)
- L’organisme constituant a-t-il ou non mis en place des statuts?
- Le cas échéant, la dernière date de ratification (AGA)
- Le cas échéant, la dernière date d’approbation par le Conseil d’administration
- Si ce n’est pas le cas, le modèle a-t-il été propos?
- Commentaires
Pour satisfaire aux conditions, la personne-ressource de l’Institut a été chargée d’obtenir les données des organismes constituants auprès des Services aux membres. Le CSP travaillera sur le cadre d’ici la prochaine réunion.
Suivi : Tout le monde et Fedora
- Adoption de l’ordre du jour
Le point suivant est ajouté à l’ordre du jour :
Mandat de 3 ans du Comité des finances
- Approbation du procès-verbal – Point reporté
Le procès-verbal du 7 mai 2022 sera approuvé à la prochaine réunion de la CSP (septembre), de même que le procès-verbal du 30 mai 2022.
- Questions découlant du procès-verbal de la dernière réunion
- Affichage des statuts approuvés des organismes constituants
Julie Gagnon a fait un suivi avec le chef de l’équipe de la traduction et un calendrier approximatif a été fourni. Jusqu’à présent, seuls les statuts des groupes MAGE et WHRT sont affichés sur le site Web de l’Institut.
- Sous-groupe CP du Sud de l’île de Vancouver (statuts proposés)
Il n’y a rien de nouveau pour le moment. Le représentant de la C.-B. n’a pas encore reçu les statuts ou les procès-verbaux du Sous-groupe. D’autres suivis seront effectués.
Suivi : M. Chow
- Sous-groupe SH MDN de la Région du Québec (statuts proposés)
Ce nouveau sous-groupe a été créé en octobre 2019 et a tenu son AGA le 4 mai 2022. Les statuts proposés seront examinés par le représentant régional du Québec et la présidente du CSP parce qu’ils ont été soumis en français. On en reparlera à la prochaine réunion.
Suivi : L. Denis / S. Fréchette
- Sous-groupe VFS de Saskatoon (statuts proposés)
L’information disponible est actuellement insuffisante pour permettre l’examen. Il y a également un manque d’informations sur la page Web du Sous-groupe concernant les activités récentes telles que la convocation à l’AGA, les dates de ratification, etc.
On en reparlera à la prochaine réunion. D’ici là, le représentant intérimaire des Prairies assurera le suivi auprès du Sous-groupe afin d’obtenir de plus amples informations.
Suivi : N. McCune
- Sous-groupe VFS de Regina (statuts proposés)
Il n’y a pas assez d’information pour permettre l’examen, en particulier celui de la ratification. La représentante intérimaire des Prairies enverra un rappel aux sous-groupes pour qu’ils fassent ratifier leurs statuts. On en reparlera à la prochaine réunion.
Suivi : N. McCune
- Groupe employés professionnels de Whiteshell (GEPW)
Rien de nouveau. La représentante intérimaire des Prairies assurera le suivi avec le président du Groupe.
Ce point est reporté à la prochaine réunion.
Suivi : N. McCune
(Le représentant du Québec quitte la réunion à 10 h 21.)
- Résolution de l’AGA 2019 – Modification à l’article 7 (Droits des membres) – État d’avancement de la résolution
Extrait du procès-verbal de la réunion du CSP du 7 mai :
« Lors de l’AGA 2019, une motion relative à l’article 7 (Droits des membres) des statuts a été présentée. La question a été renvoyée au CSP avec l’instruction de présenter des recommandations à l’AGA 2020 sur la manière de limiter le nombre de sous-traitant·es dans les postes élus à l’Institut, mais aucune nouvelle information n’a été fournie aux AGA 2020 et 2021 à ce sujet.
7. Questions découlant du procès-verbal de la dernière réunion
Point 14.4 — B-8 ARTICLE 7 DES STATUTS — DROITS DES MEMBRES — Auteur : Conseil régional de la RCN
Limite du nombre de sous-traitant·es dans les postes élus — question renvoyée au CSP
Le CSP a été chargé de présenter à l’AGA 2020 des recommandations sur la manière de limiter le nombre de sous-traitant·es à des postes élus, à l’IPFPC, en fonction des directives suivantes :
– Élaborer une définition claire du terme « sous-traitant·e »;
– Demander une opinion juridique;
– S’assurer de la participation du CA et du CC;
– Faire un compte rendu à l’AGA 2020.
Le/la délégué·e qui souhaite modifier un article des statuts communiquera directement avec la présidente du CSP.
Le CSP reste d’avis que les droits des membres ne peuvent pas être restreints conformément à la présente proposition de modification des statuts. L’avis de la Section juridique de l’Institut a été sollicité et reste en suspens ».
Le CSP sollicitera une opinion juridique complémentaire et demandera au conseiller juridique général de l’Institut de lui fournir une note d’information officielle décrivant la faisabilité de cette proposition.
Au cours de la discussion, des éclaircissements supplémentaires ont été apportés, soulignant que cette proposition affecterait particulièrement les membres qui sont payés en tant que sous-traitant·es plutôt qu’employé·es (d’une unité de négociation), par exemple les membres retraité·es.
Suivi : N. McCune
- Proposition de politique sur les pourboires (Politique sur l’allocation des organismes constituants)
Le Conseil d’administration (CA) souhaitait adopter une politique qui impose une limite raisonnable aux pourboires dans le cadre des demandes de remboursement des frais de réception.
Le Conseil d’administration est préoccupé par le fait que des demandes de remboursement de frais de réception comprennent des pourboires excessifs. Dans certains cas, les pourboires étaient supérieurs à 40 %.
Le CA craint que les pourboires excessifs ne constituent une utilisation inappropriée des fonds de l’Institut. En fixant une limite raisonnable, les abus potentiels seraient éliminés. Le CA est conscient qu’il est d’usage, pour les groupes de six (6) personnes ou plus, de donner à certains fournisseurs de services un pourboire de 18 %. Au départ, on estimait qu’un pourboire de 20 % était raisonnable.
La Politique
Pourboires : Tous les organismes constituants et les membres de l’Institut qui versent des pourboires pour services rendus sont limités à un pourboire basé sur un montant déterminé annuellement par le Conseil d’administration (CA) lors de sa première réunion de l’année. Si un·e membre ou un organisme constituant offre un pourboire supérieur à la limite fixée par le CA, le montant excédentaire ne lui sera pas remboursé, sauf autorisation préalable du CA.
Le pourboire est limité à 20 % du montant incluant les taxes.
RECOMMANDATION
Le Comité des finances et le CSP sont favorables à la politique proposée sur les pourboires. Cette question sera abordée à la réunion du Conseil d’administration de juin.
Suivi : S. Fréchette – Fedora – CA
- Proposition de politique sur l’utilisation des téléphones cellulaires (politique du Conseil d’administration)
Le CA a adopté une politique sur l’utilisation de téléphones cellulaires pour ses directeurs et souhaite appliquer cette politique aux organismes constituants.
Il fournit un téléphone cellulaire à ses directeurs et directrices ou leur rembourse les coûts liés aux activités de l’Institut. La pratique passée a démontré une application incohérente du remboursement des coûts ou de l’utilisation des téléphones fournis par l’Institut. Le CA a adopté la politique suivante : Le CA établit une indemnité mensuelle maximale pour l’utilisation de téléphones cellulaires, soit 50 % du forfait téléphonique ou 85 $ pour 2022, le montant le moins élevé étant retenu.
Il s’inquiète du fait que cette politique pourrait permettre à des membres de recevoir un double remboursement de frais provenant de différentes sources. On craint également que la centralisation de l’administration du remboursement des coûts ne permette pas de contrôler correctement l’utilisation des fonds par les organismes constituants. En plafonnant l’allocation, on éviterait les abus. Enfin, des restrictions pourraient être mises en place pour limiter la pratique consistant à fournir un téléphone cellulaire à des organismes constituants plus petits pour lesquels cela n’est peut-être pas justifié. La mise en place d’une politique cohérente dans l’ensemble de l’Institut garantirait une application impartiale.
Politique relative au Conseil d’administration – Article 12 – Téléphones cellulaires
Une directrice ou un directeur du Conseil d’administration de l’Institut qui utilise un forfait cellulaire dans l’exercice de ses fonctions ou qui bénéficie d’un tel forfait reçoit une indemnité mensuelle maximale fixée annuellement par le Conseil lors de sa première réunion de l’année
L’indemnité ne dépasse pas le montant fixé par le Conseil d’administration, à moins que ce dernier n’autorise l’excédent.
RECOMMANDATION
Le Comité des finances et le CSP ne sont pas favorables à l’application de cette politique aux organismes constituants.
Le CSP est également d’avis que cette motion devrait être limitée au CA pour l’instant, pour les raisons décrites ci-dessus. Toutefois, il est suggéré de maintenir la discussion en vie et de la réexaminer à l’avenir.
Suivi : S. Fréchette – Fedora – CA
- Proposition de politique sur l’utilisation d’Internet (Politique relative au Conseil d’administration)
Le Conseil d’administration (CA) a adopté une politique sur l’utilisation d’Internet pour ses directeurs et souhaite envisager de l’étendre aux organismes constituants.
Le CA a adopté la politique suivante : Le CA établit une limite mensuelle maximale pour l’utilisation d’Internet, soit 50 % du coût réel ou 75 $ pour 2022, le montant le moins élevé étant retenu. Dans un souci de cohérence, le CA souhaite étendre cette politique aux organismes constituants.
Les considérations relatives à la modification proposée sont similaires à celles concernant la politique sur l’utilisation des téléphones cellulaires. Le CA s’inquiète du fait que cette politique pourrait permettre à des membres de recevoir un double remboursement de frais provenant de différentes sources. On craint également que la centralisation de l’administration du remboursement des coûts ne permette pas de contrôler correctement l’utilisation des fonds par les organismes constituants.
Politique relative au Conseil d’administration – Article 13 – Internet
Le/la membre de l’IPFPC qui utilise ou un forfait Internet ou qui en bénéficie dans l’exercice de ses fonctions reçoit une indemnité mensuelle maximale qui est fixée une fois l’an par le Conseil d’administration lors de sa première réunion de l’année. La politique s’appliquera aux membres du Conseil d’administration. Le remboursement total de toutes les sources ne peut dépasser le maximum total qui a été fixé par le Conseil d’administration.
Pour obtenir ses remboursements, les membres remettent une copie de leur relevé mensuel, dans le format prescrit, à la Section des finances de l’IPFPC. Lorsque le coût d’Internet fait partie d’un forfait combiné, les membres répartissent ce coût conformément à la juste valeur marchande des articles regroupés dans le forfait.
L’indemnité ne dépasse pas le montant fixé par le Conseil d’administration, à moins que ce dernier n’autorise l’excédent.
Motion du Conseil telle qu’adoptée en 2022.
Le CA établit une limite mensuelle maximale pour l’utilisation d’Internet, soit 50 % du coût réel ou 75 $ pour 2022, le montant le moins élevé étant retenu.
Des discussions ont lieu sur le processus et l’admissibilité de la politique. Alors que certains suggèrent de ne pas inclure le montant dans la politique et d’inclure le préambule conformément aux instructions du Conseil d’administration, d’autres sont d’avis que le montant devait être inclus et que le préambule devait être supprimé. Il est également suggéré que la motion soit modifiée pour indiquer le montant, taxes incluses.
Proposition modifiée de politique sur l’utilisation d’Internet
Le/la membre de l’IPFPCdu Conseil d’administration qui utilise un forfait Internet ou qui en bénéficie dans l’exercice de ses fonctions reçoit une indemnité mensuelle maximale qui est fixée une fois l’an par le Conseil d’administration lors de sa première réunion de l’année. La politique s’appliquera aux membres du Conseil d’administration. Le remboursement total de toutes les sources ne peut dépasser le maximum total qui a été fixé par le Conseil d’administration.
Pour obtenir ses remboursements, les membres remettent une copie de leur relevé mensuel, dans le format prescrit, à la Section des finances de l’IPFPC. Lorsque le coût d’Internet fait partie d’un forfait combiné, les membres répartissent ce coût conformément à la juste valeur marchande des articles regroupés dans le forfait.
L’indemnité ne dépasse pas le montant fixé par le Conseil d’administration, à moins que ce dernier n’autorise l’excédent.
RECOMMANDATION
Le Comité des finances et le CSP ne sont pas favorables à l’application de cette politique aux organismes constituants.
Toutefois, le Comité recommande que la politique proposée soit discutée à la prochaine réunion du Conseil d’administration, en incluant les commentaires des membres du Comité sur l’opportunité d’inclure ou non le montant dans la politique.
Suivi : S. Fréchette – Fedora – CA
- Politique proposée sur les appels (Politique sur l’aide financière à la participation des membres)
Le Comité des finances a déterminé qu’il manque un libellé concernant la procédure à suivre par les membres qui font appel en vertu de cette politique.
Un membre a fait appel concernant le refus de sa demande de remboursement par la Section des finances de l’Institut. Selon la pratique actuelle, la Section des finances présente les détails de la demande et justifie sa décision de refuser les montants. Elle transmet l’information de l’appelant de la demande initiale. Si un autre appel est interjeté auprès du Conseil d’administration, la Section des finances refera la même chose en présentant l’information à l’appui de son refus. Le processus ne fait pas l’objet d’un calendrier défini. Le premier palier d’appel est soumis à la prochaine réunion ordinaire du Comité des finances. L’appel final serait soumis à la prochaine réunion ordinaire du Conseil et à l’ordre du jour approuvé.
Le processus actuel ne prévoit pas de justice naturelle ni d’arbitrage rapide de l’appel dans l’intérêt des membres. Le processus ne respecte pas le principe de base selon lequel les membres ne devraient pas subir de pertes financières pour avoir exercé une fonction au service de l’Institut. Les membres ne sont pas autorisés à s’expliquer devant le Comité des finances ni à présenter des pièces justificatives supplémentaires. Les délais de recouvrement des coûts par les membres sont longs, ce qui peut entraîner des difficultés financières.
C’est pourquoi le Comité des finances et le CSP recommandent que la Politique soit modifiée pour inclure les éléments suivants, y compris l’annexe B ci-jointe.
Appels – En cas de contestation du remboursement pour des raisons d’interprétation de cette politique, les membres doivent d’abord interjeter appel auprès du Comité des finances. Tout appel ultérieur devra ensuite être interjeté auprès du Conseil d’administration. La procédure d’appel est décrite à l’annexe B.
La politique sera présentée au CA en juin.
Suivi : Tout le monde
- Proposition de politique sur les réceptions du Conseil d’administration
Le Conseil d’administration (CA) et le Comité exécutif (CE) ont chargé le Comité des statuts et politiques et le Comité des finances de mettre à jour les montants et les critères concernant les réceptions du CA. Actuellement, la présidente de l’Institut dispose d’une limite annuelle de 40 000 dollars (auparavant illimitée). Les vice-présidents et les directeurs ont des limites annuelles de 9000 $.
À l’heure actuelle, il n’existe pas de document officiel pour définir les critères de réception autres que la référence générale ci-dessus.
Le CA propose que cette année, tout le monde reçoive la moitié du montant, car nous arrivons à mi-parcours de l’année financière.
Il peut être avantageux pour l’Institut d’offrir une réception à des membres de l’Institut ou à des personnes avec qui il collabore ou souhaite collaborer. Comme pour les autres dépenses, les frais de réception doivent servir à promouvoir les objectifs de l’Institut.
Au début de chaque année civile, le Conseil fixe le plafond des frais mensuels de réception qui seront remboursés au (à la) président(e), aux vice-président(e)s, aux directeurs(-trices) régionaux(-ales) et au (à la) directeur(-trice) du Conseil consultatif.
Les demandes de remboursement de frais de réception doivent être envoyées à la Section des finances aux fins de traitement. Elles doivent indiquer le motif des dépenses et le nom des personnes qui en ont bénéficié. Les frais de réception sont approuvés par le (la) président(e) et peuvent faire l’objet d’un examen par le Comité des finances.
Le Comité des finances et le CSP ont examiné les montants actuels et sont d’avis que ces montants sont applicables. De plus, ils estiment que le CA devrait revoir les plafonds chaque année.
Il n’y a pas de consensus sur les éléments qui devraient ou non être inclus dans la catégorie « réception », à part la disposition générale citée dans la politique ci-dessus.
La Politique sera soumise à l’examen du Conseil d’administration en juin.
Suivi : Tout le monde
- Politique sur l’aide financière à la participation des membres (Voyages à l’extérieur de la région)
Cette politique vise à traiter la question des membres vivant dans une région et relevant d’une autre. Il arrive qu’un·e membre soit répertorié comme délégué syndical d’une région particulière et relève de cette région, mais qu’il/elle habite dans une autre région. La/le membre assiste à des conseils régionaux et à des conseils des délégués syndicaux dans sa région et ces coûts sont pris en charge par la région en question.
L’article 4.5 des statuts de l’Institut indique que « les membres ont le choix d’être actifs(-ives) dans leur région de résidence ou de travail ou celle de leur dernier emploi avant la retraite. Tous les coûts supplémentaires liés au choix de la région où les membres veulent être actifs(-ives) sans y résider leur sont imputables. »
Selon cet article des statuts, la personne peut être membre de la région du bureau où elle travaillait auparavant. Cela dit, cet article stipule clairement que tout coût supplémentaire sera pris en charge par cette personne. Lorsqu’il a été proposé à l’AGA 2015 de l’IPFPC, cet article était considéré comme une modification visant à accommoder les membres qui prennent leur retraite et s’installent dans une autre région. L’intention de la motion n’était pas de couvrir les cas de rapports à distance.
Par souci de cohérence, lors de l’AGA 2015 de l’IPFPC, l’article 11.1.2 des statuts de l’Institut a été établi et stipule que « les membres peuvent choisir d’être actifs(-ives) dans les structures régionales de leur lieu de résidence, de l’emploi ou du dernier emploi occupé. Les membres n’ont jamais de droits dans plus d’une (1) région. »
Les articles 4.5 et 11.1.2 des statuts permettent aux membres de choisir d’être actifs·ives dans une région en particulier ou dans une autre.
La Politique sur l’aide financière à la participation des membres, plus précisément l’article 2, définit le « lieu de travail habituel » comme l’endroit où s’exercent habituellement les fonctions liées à un poste pour un employeur habituel. Dans le cas de télétravailleurs(-euses) ou d’employé(e)s itinérant(e)s, ce lieu désigne les locaux de l’employeur auxquels ces personnes se rendent pour préparer ou présenter des rapports, etc., et où se règlent d’autres questions administratives relatives à leur emploi. »
Selon ce qui précède, une interprétation peut être faite :
- la personne fait du télétravail à partir d’une résidence située dans une région autre que celle de son lieu de travail normal.
- Si la personne devait se présenter à un bureau et qu’il s’agit de son dernier bureau dans une région particulière, alors son lieu de travail est cette région.
L’article 4.5 des statuts indique clairement qu’un membre peut faire partie d’une région dans laquelle il ne réside pas actuellement. Toutefois, ce choix appartient au membre. À cet effet, les frais supplémentaires résultant des choix d’un membre ne sont pas imputables à l’Institut. À l’heure actuelle, l’interprétation des articles des statuts et de la politique se fait en fonction du lieu de travail et non du lieu de résidence. Il faut revoir l’interprétation en tenant compte de la réalité du télétravail.
On fait remarquer que cela pourrait avoir un effet considérable sur les membres des services extérieurs (chapitre 99) et sur la Région de la capitale nationale.
La question du choix des régions a d’abord été soulevée pour les membres retraités; l’article 11.1.2 des statuts, dans son libellé actuel, s’applique à tous les membres et ne présente aucune formulation qui tient compte des changements entre les régions. Le milieu de travail (selon l’employeur) est le point de départ pour l’IPFPC, et le membre devrait peut-être faire une déclaration indiquant son lieu de résidence (résidences principale et secondaire).
RECOMMANDATION
Le Comité des finances et le Comité des statuts et politiques sont d’avis que la politique et l’article des statuts déterminent avec précision le lieu de résidence d’un membre et la manière dont l’article et la politique doivent être appliqués. Les comités ont l’impression que c’est l’administration de la politique et de l’article qui doit être mise en œuvre.
La Politique sera soumise à l’examen du Conseil d’administration en juin.
Suivi : Tout le monde
- Politique sur l’aide financière à la participation des membres (politique sur les repas en voyage)
La Section des finances est inondée de plaintes de membres concernant le temps de conduite payé par rapport au temps de conduite réel quant à leur le droit à une indemnité de repas lors d’un déplacement. Ils demandent que le processus soit simplifié pour l’administration de la Politique.
Dans le cas des membres en voyage qui commencent leur journée, la Politique (voir l’article 8) précise les heures de départ et d’arrivée qui donnent droit à des repas. La Section des finances, grâce à l’utilisation de Google Maps et d’autres logiciels, détermine le temps écoulé entre le point de départ et le point d’arrivée. Cela ne tient pas compte de la durée réelle du déplacement. Lorsqu’il y a des écarts entre le temps de conduite théorique et le temps de conduite réel, des membres font appel. La Section des finances reconnaît les limites de la procédure actuelle et souhaite la remplacer par une procédure qui serait plus favorable aux membres tout en étant plus facile à gérer.
Il y a souvent un écart entre le temps de déplacement théorique et le temps de déplacement réel. C’est une grande source de frustration pour les membres. Les membres portent souvent leur cause en appel, car la Section des finances est limitée dans son application de la Politique. Cette problématique exige des ressources importantes de la part de la Section des finances. La Section des finances est d’avis qu’un temps de conduite définissable simplifierait l’administration de la Politique.
RECOMMANDATION
Le Comité des finances et le CSP proposent la modification suivante à l’article 8 (Repas) de la Politique :
Le jour du retour à la maison, les membres ont normalement droit à un déjeuner en cas de retour après 8 h, à un dîner en cas de retour après 12 h, et à un souper en cas de retour après 18 h.
Le jour du retour, les membres ont normalement droit à un déjeuner, à un dîner si la durée normale du voyage est de trois (3) heures ou plus, et à un souper si la durée normale du voyage est de sept (7) heures ou plus.
La Politique sera soumise à l’examen du Conseil d’administration en juin.
Suivi : Tout le monde
- Groupe CS et sous-groupes CS : changement de nom pour le groupe TI (T. Goddard)
La représentante de la RCN a fourni la liste des règlements des sous-groupes CS (TI) dont le changement de nom doit être approuvé par le Conseil d’administration. Il demande que le président du CSP les présente au Conseil d’administration avec les révisions des statuts du groupe CS.
CSTI Annapolis Valley
CSTI Est du QuébecCSTI EdmontonCSTI FrederictonCSTI GatineauCSTI Affaires mondiales CanadaCSTI HullCSTI London/EssexCSTI MauricieCSTI Moncton
CSTI MontérégieCSTI Montréal MétroCSTI Ottawa-EstCSTI Ottawa-MétroCSTI Ottawa-OuestCSTI Petawawa-BFCCSTI Ville de QuébecCSTI QuinteCSTI Saguenay-Lac-St-Jean-Côte-NordCSTI Saskatoon-Prince AlbertCSTI Statistique CanadaCSTI Sudbury/North BayCSTI TorontoCSTI VancouverCSTI Île de VancouverCSTI Winnipeg & Sud du Manitoba
Une fois le changement de nom et les révisions approuvés par le CA, la représentante de la RCN transmettra les statuts