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Politique sur la réinstallation des administrateurs(-trices) élu(e)s à temps plein (AETP)

Politique sur la réinstallation des administrateurs(-trices) élu(e)s à temps plein

En vigueur depuis : juin 2019


1. But et portée

Fournir aux administrateurs(-trices) élu(e)s à temps plein (AETP) admissibles un soutien financier pour les aider à déménager de la manière la plus efficace, en veillant d’une part à ce que les dépenses soient raisonnables et d’autre part à ce qu’il y ait le moins de désagréments possible pour les AETP et leur famille.

La présente politique s’applique aux AETP nouvellement élu(e)s qui doivent déménager pour résider dans la Région de la capitale nationale (RCN) à la suite de leur élection, et aux AETP sortant(e)s lorsqu’ils doivent retourner à leur lieu de résidence précédent.

La réinstallation des AETP nouvellement élu(e)s se fait dans la RCN tandis que celle des AETP sortants se fait généralement à leur lieu de résidence précédent. Les limites mentionnées dans la politique s’appliquent au déménagement pour venir résider dans la RCN ou pour quitter la RCN, séparément.

Cette politique ne s’applique pas aux AETP réélu(e)s, sauf si, de l’avis du Comité, des circonstances exceptionnelles en nécessitent l’application en tout ou en partie. Voici des exemples de circonstances exceptionnelles :

  1. L’AETP élu(e) à un poste d’intérim pour un court mandat peut faire des voyages aller-retour et ne déménager qu’à sa réélection pour un mandat complet;
  1. L’AETP peut louer son ancienne résidence pour un mandat, ce qui n’entraîne que des frais minimes pour l’Institut. L’AETP réélu(e) pour un deuxième mandat peut alors décider d’aliéner sa résidence.

2. Définitions

Personne à charge désigne une personne qui habite avec l’AETP et qui est son (sa) conjoint(e); une personne à charge pour laquelle l’AETP peut réclamer une exemption personnelle en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu; ou un(e) enfant célibataire, né(e) d’un mariage antérieur, adoptif(-ive) ou sous la tutelle légale de l’AETP ou de son (sa) conjoint(e) qui fréquente une école à temps plein. Aux fins de cette définition, il y a union de fait lorsque l’AETP cohabite depuis au moins un an avec une personne comme si elle était son (sa) conjoint(e). Une personne de la famille qui réside en permanence avec l’AETP mais qui n’est pas considérée comme une personne à charge en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu du fait qu’elle reçoit une pension sera néanmoins considérée comme une personne à charge aux termes de cette politique.

Voiture personnelle désigne, pour les besoins du transport, une berline, une voiture sportive, une familiale, une fourgonnette, une camionnette ou un véhicule à traction intégrale d’au plus trois quarts de tonne. Cette voiture doit être immatriculée au nom de l’AETP, du (de la) conjoint(e) ou d’une personne à charge et servir principalement au transport de la famille. Cette définition exclut les voitures de course, les camionnettes de camping et les autres véhicules qui ne répondent pas aux critères susmentionnés.

Effets mobiliers désignent les meubles, l’équipement ménager et les effets personnels de l’AETP et des personnes à sa charge, mais excluent les automobiles, les animaux d’élevage et les animaux domestiques.

Logement temporaire a trait aux aux jours où des frais de subsistance sont payés au nouvel endroit lorsque l’AETP ne peut pas emménager immédiatement dans sa nouvelle résidence.

Frais de subsistance désignent les dépenses engagées pour l’hébergement et les repas. Ces frais peuvent aussi inclure les faux frais, tels que les frais de buanderie et de nettoyage à sec, les pourboires, les appels téléphoniques locaux et le transport local, comme il est précisé dans la politique.

Nouvelle résidence principale désigne l’habitation unifamiliale, achetée ou louée au nouveau lieu de résidence, qui deviendra la résidence principale de l’AETP après sa réinstallation.

Résidence principale désigne l’habitation unifamiliale achetée ou louée par l’AETP ou une personne à charge qui habite avec l’AETP, occupée de façon continue au moment où la réinstallation aux frais de l’Institut a été autorisée, et qui correspond à l’adresse permanente inscrite au dossier du personnel de l’Institut. Les résidences temporaires ou saisonnières sont exclues de cette définition.

Habitation unifamiliale désigne un logement conçu pour être habitable en continu toute l’année. L’habitation doit avoir une structure indépendante et posséder une ou plusieurs entrées donnant à l’extérieur ou sur un couloir, un hall, un vestibule ou un escalier commun à l’intérieur de l’immeuble.

Hébergement provisoire a trait aux jours où les frais de subsistance sont payés à l’AETP (conformément à la Politique sur les voyages) au début ou à la fin du voyage vers le nouveau lieu de résidence ou les deux.

Frais de voyage désignent les frais de subsistance et de transport encourus en route vers le nouvel endroit.


3. Admissibilité

L’admissibilité de l’AETP à la réinstallation aux termes de cette politique n’est déterminée par aucune distance minimale de déménagement. Toutefois, en général, une réinstallation ne devrait être envisagée que si la nouvelle résidence principale rapproche d’au moins 40 kilomètres l’AETP de son nouveau lieu de travail.


4. Interprétation

Un comité du Conseil d’administration, composé du (de la) président(e) du Comité de la rémunération des cadres, du (de la) président(e) du Comité des finances et du (de la) président(e) du Comité des statuts et des politiques, a la responsabilité d’interpréter cette politique et d’exercer un pouvoir discrétionnaire tel que prévu dans cette politique. Les décisions du comité peuvent faire l’objet d’un appel auprès du Conseil d’administration.


5. Limites générales

À la fin d’un ou de plusieurs mandats consécutifs, l’application de la politique aux AETP sortant(e)s se limite à une période d’un (1) an après leur décharge de leurs fonctions.

Les dépenses engagées à la suite d’une mauvaise interprétation ou d’erreurs ne sont pas remboursées.

Le taux de remboursement des repas, de l’hébergement et des faux frais est le même que celui qui s’applique aux administrateurs(-trices) qui sont en voyage d’affaires pour l’Institut, sauf indication contraire.

Toutes les demandes de remboursement de dépenses doivent être raisonnables, compte tenu des circonstances, et être accompagnées de reçus ou d’autres documents à l’appui, sauf si ces dépenses sont acceptées sans pièce justificative par les administrateurs(-trices) qui sont en voyage d’affaires pour l’Institut.

Les demandes de remboursement doivent être présentées sans tarder, dans les mêmes limites de temps que les directeurs(-trices) qui sont en voyage d’affaires pour l’Institut. Elles doivent également satisfaire aux exigences de l’Institut sur la forme et le contenu et inclure une déclaration signée par l’AETP attestant que toutes les sommes réclamées sont des dépenses admissibles.


6. Indemnités de réinstallation

Aux termes de cette politique, les AETP ont droit aux indemnités suivantes :

  • Voyage à la recherche d’un logement (annexe A)
  • Indemnité pour l’occupation temporaire de deux résidences (IOTDR) (annexe B)
  • Logement (annexe C)
  • Transport des effets personnels et mobiliers (annexe D)
  • Faux frais de réinstallation (annexe E)
  • Voyage au nouveau lieu de résidence (annexe F)
  • Cas particuliers (annexe G)

Autorisation – Commentaires généraux

Les conditions du remboursement de dépenses sont toujours discutées avec l’AETP au moment où la réinstallation est autorisée.

Une fois la réinstallation autorisée :

  • l’Institut fournit immédiatement à l’AETP une copie de la Politique sur la réinstallation ainsi que les coordonnées de l’employé(e) de l’Institut qui peut l’aider à interpréter la politique;
  • tous les moyens sont mis en œuvre pour s’assurer que les dates fixées pour la réinstallation et le voyage pour la réaliser conviennent à la fois à l’Institut et à l’AETP; la réinstallation devrait être organisée de manière à perturber le moins possible la vie familiale de l’AETP.

Tout autre remboursement de frais de réinstallation non traité dans cette politique doit être approuvé par le Conseil d’administration.


8.  Avances de fonds

Au besoin, une avance de fonds est accordée à l’AETP pour l’aider à payer les dépenses personnelles occasionnées par sa réinstallation [notamment le voyage à la recherche d’un logement (VRL), le voyage final et l’hébergement provisoire].


9. Références


Annexe A: Voyage à la recherche d’un logement

  1. L’AETP et/ou son (sa) conjoint(e) sont autorisé(e)s à faire un voyage à la recherche d’un logement (VRL) au nouveau lieu de résidence selon les conditions suivantes :
    1.1. La durée totale du voyage ne dépasse pas deux jours, sauf si les distances et les liaisons ne permettent pas de faire tout le voyage aller-retour par le moyen de transport commercial le plus économique en deux jours; un voyage plus long est alors autorisé.
    1.2. La durée maximale normale d’un VRL est de sept (7) jours consécutifs et de huit (8) nuits.
    1.3. Le sous-comité peut autoriser plus d’un voyage, mais ni les coûts ni la durée de ces voyages ne peuvent dépasser ceux qui sont autorisés pour un VRL ordinaire. Ainsi, les dépenses de l’AETP ou de son (sa) conjoint(e), ou des deux, ne peuvent excéder le coût total et la durée maximum d’un seul voyage aller-retour, soit sept (7) jours au nouveau lieu de résidence plus la durée de l’aller-retour.
  2. Lorsque l’ancien et le nouveau lieu de résidence se trouvent à courte distance l’un de l’autre, l’AETP peut effectuer plus d’un VRL. Par exemple, l’AETP qui quitte Cornwall pour déménager dans la RCN (environ 100 kilomètres) peut faire le trajet tous les jours, mais les dépenses réclamées et la durée du voyage ne peuvent dépasser celles d’un seul VRL. Les frais de transport encourus pour plusieurs voyages sont compensés par l’absence de frais d’hébergement, de déjeuner ou de souper.
  3. Dans des circonstances exceptionnelles, l’Institut peut approuver un deuxième VRL sans égard aux restrictions susmentionnées. Les mêmes dispositions que pour le premier VRL s’appliquent alors. Voici quelques exemples :
  • le vendeur se désengage de l’entente pour vendre sa maison;
  • l’avocat(e) juge que les titres de propriété ne sont pas suffisamment clairs;
  • l’AETP et son (sa) conjoint(e) doivent retourner au lieu d’origine en raison d’une maladie, d’un accident ou d’une urgence familiale (p. ex. une maladie) sur l’avis de l’Institut ou du médecin traitant.
  1. Les frais admissibles de garderie, de transport, d’hébergement et de repas ainsi que les faux frais occasionnés par un VRL sont remboursés comme si l’AETP ou son (sa) conjoint(e), ou les deux, étaient en voyage d’affaires pour l’Institut.
  2. Une aide au transport local est fournie pendant sept (7) jours sous l’une des formes de remboursement suivantes :
  • frais de location d’une voiture compacte;
  • taux kilométrique prévu pour l’utilisation d’une voiture personnelle;
  • frais de transport en commun jusqu’à concurrence des frais de location d’une voiture.
 
  1. L’utilisation d’un véhicule personnel n’est généralement pas autorisée lorsque la distance est supérieure à 500 kilomètres, sauf si on peut prouver que voyager en véhicule personnel coûte moins cher que le transport commercial ou la location de voiture. Les frais de traversier, de stationnement et de péage sont également remboursés s’il y a lieu. Si le voyage est effectué en voiture privée, les frais de location de voiture ou d’autres moyens de transport ne sont pas remboursés.
  2. Les appels téléphoniques quotidiens au domicile de l’AETP, de numéro à numéro et d’une durée maximum de quinze (15) minutes sont remboursés.
  3. L’AETP qui choisit d’amener ses enfants en VRL a droit au remboursement partiel des frais de transport commercial jusqu’à concurrence du montant maximum admissible en frais de garderie.