STATUTS DE LA RÉGION DE LA CAPITALE NATIONALE
PRÉAMBULE
Les présents statuts concernent en général les aspects de l’organisation de la région de la capitale nationale qui ne sont pas déjà traités dans les Statuts et règlement de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada, et sont conformes à ces derniers.
DÉFINITIONS
« Conseil de la RCN » Le conseil régional de la capitale nationale.
« Exécutif » L’exécutif de la Région de la capitale nationale.
« Institut » L'Institut professionnel de la fonction publique du Canada.
« Membres » Les membres titulaires et retraités qui sont compris dans la région de la RCN telle que décrite par l'Institut.
« Section de la RCN de la Guilde des membres retraités » La section locale de la RCN telle que la définit la Guilde des membres retraités de l’Institut.
ARTICLE 1 APPLICATION
Toutes les activités de la RCN sont régies par les statuts de la RCN, les statuts de l’Institut et le règlement de l’Institut. En cas de différence entre les statuts de la RCN et les statuts ou le règlement de l’Institut, ces derniers prévaudront.
ARTICLE 2 NOM
Le nom de la région est « région de la capitale nationale de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada », ci-après appelé la « RCN ».
ARTICLE 3 BUTS
Les buts de la RCN sont de représenter l’Institut dans la région géographique de la RCN; d’offrir une tribune favorisant les discussions des membres à propos des activités de l'Institut; d’appliquer les présents statuts et règlement; de formuler des recommandations au Conseil de la RCN, aux organismes constituants et à l'Institut sur différentes questions s'inscrivant dans les objectifs de l'Institut; de nommer des délégués à l’assemblée générale annuelle (AGA) de l'Institut, conformément aux statuts de ces organismes constituants.
ARTICLE 4 DROITS DES MEMBRES
Tous les membres peuvent occuper des postes de l’Exécutif de la RCN, proposer des candidats à ces postes, suggérer des modifications aux statuts et règlement de la Région.
ARTICLE 5 STRUCTURE
Niveaux organisationnels
Au sein de la région de la capitale nationale, il y a trois (3) niveaux organisationnels :
- Le Conseil de la région de la capitale nationale
- L’exécutif de la région de la capitale nationale
- Les chapitres
ARTICLE 6 CONSEIL DE LA RÉGION DE LA CAPITALE NATIONALE
6.1 Buts
Le Conseil régional de la capitale nationale est l’organisme directeur suprême de la RCN. Les fonctions du Conseil régional de la capitale nationale sont de :
- tenir une réunion annuelle;
- proposer une orientation aux affaires de la RCN;
- examiner tous les sujets qui sont portés à son attention;
- accepter les rapports soumis par l’exécutif de la RCN;
- élire les membres siégeant à l’exécutif de la RCN;
- faire des recommandations à l’Assemblée générale annuelle de l’Institut;
- promouvoir les intérêts de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada.
6.2 Composition
Le Conseil de la Région de la capitale nationale comprend un (1) délégué par tranche de cent (100) membres dans la RCN au 31 décembre, nombre arrondi à cent (100) près, en plus des membres de l'Exécutif. Les délégués au Conseil de la RCN comprennent :
- l’exécutif de la RCN;
- un minimum d’un (1) délégué de chaque chapitre lorsqu’il en existe;
- un minimum d’un (1) délégué de la section de la RCN de la Guilde des membres retraités;
- les membres ainsi choisis par l’exécutif de la RCN parmi les membres actifs au sein de la RCN.
6.3 Réunions
Le Conseil de la RCN se réunit une fois par année civile sur convocation de l’exécutif de la RCN.
La réunion a lieu suffisamment à l’avance de l’Assemblée générale annuelle de l’Institut professionnel de la fonction publique du Canada afin de pouvoir présenter des motions à cette Assemblée.
6.4 Avis concernant la procédure de modification des statuts de la RCN
Au moins dix (10) semaines avant une assemblée du Conseil de la RCN, les membres sont informés de la procédure à suivre et des échéances à respecter pour apporter des modifications aux statuts de la RCN, lesquelles sont précisées à l’article 14.
6.5 Recherche de délégués
Au moins huit (8) semaines avant une assemblée du Conseil de la RCN, les membres sont invités à faire une demande pour devenir délégués à cette assemblée.
6.6 Ordre du jour
6.6.1 Au moins deux (2) semaines avant l’assemblée du Conseil de la RCN, l’ordre du jour proposé est communiqué aux délégués. Si des modifications aux statuts de la RCN sont proposées, l’ordre du jour doit en faire mention et être accompagné du libellé des propositions de modification.
6.6.2 L’ordre du jour comprend les points suivants :
- Ouverture de l’assemblée
- Adoption de l’ordre du jour
- Approbation du procès-verbal de l’assemblée du Conseil de RCN
- Affaires découlant du procès-verbal
- Rapport du président
- Rapport financier annuel
- Rapport du Comité des élections
- Affaires nouvelles, comprenant les modifications aux statuts de la RCN
6.7 Quorum
Le quorum est constitué de la majorité des délégués accrédités.
6.8 Procès-verbaux
Les procès-verbaux du Conseil de la RCN sont conservés en dossiers par la RCN et une copie en est remise au bureau national de l’Institut.
6.9 Scrutin Tous les délégués inscrits et présents à l’assemblée peuvent voter. Les membres de l'exécutif sont élus par scrutin secret, conformément à l'article 11. Sinon, le vote se fait normalement à mains levées et chaque membre compte pour une (1) voix. Une majorité simple détermine l'issue du vote.
ARTICLE 7 EXÉCUTIF DE LA RÉGION DE LA CAPITALE NATIONALE
7.1 Objet
L’exécutif de la région de la capitale nationale agit comme l’organisme directeur pendant la période entre les Conseils de la RCN. Les fonctions de l’exécutif de la RCN sont de :
- promouvoir les intérêts de la RCN en assurant une représentation au Conseil d’administration et aux comités de l’Institut;
- prendre des décisions et faire des recommandations présentées au Comité exécutif et au Conseil d’administration sur les dossiers touchant la RCN;
- prendre des décisions et faire des recommandations sur les dossiers touchant la RCN entre les Conseils de la RCN;
- agir sur les recommandations du Conseil régional de la capitale nationale.
7.2 Composition de l’Exécutif
L’exécutif comprend :
- Huit (8) membres élus par le Conseil de la RCN pour un mandat de deux (2) ans; quatre (4) des huit (8) postes sont normalement comblés les années impaires et les quatre (4) autres le sont normalement les années paires. L’élection a lieu lors de la réunion annuelle du Conseil régional.
- Quatre (4) directeurs de la RCN à titre de membre d’office.
- Un poste de délégué syndical en chef d’un mandat de deux ans comblé lors d’une élection tenue au cours d’une assemblée du Conseil des délégués syndicaux. Seuls les délégués syndicaux de la région de la capitale nationale présents à l’assemblée du Conseil des délégués syndicaux ont le droit de voter pour le poste de délégué syndical en chef.
7.3 Dirigeants de l’Exécutif
L’exécutif se réunit dès qu’il le peut, dans un délai de quatre (4) semaines suivant l’assemblée du Conseil régional, afin d’élire parmi eux, pour un mandat d’un (un an), les dirigeants de l’exécutif autres que le délégué syndical en chef. Ces dirigeants sont les suivants:
- le président;
- le vice-président;
- le secrétaire;
- le trésorier.
7.4 Durée des mandats
Le mandat des membres de l’exécutif de la RCN et du délégué syndical en chef de la RCN débute respectivement à la fin de l’assemblée du Conseil régional et à la fin de l’assemblée du Conseil des délégués syndicaux à laquelle ils sont élus.
7.5 Présidents des comités permanents
L’exécutif se réunit dès qu’il le peut, dans un délai de quatre (4) semaines suivant l’assemblée du Conseil de la RCN, afin d’élire, pour un mandat d’un (un an), les présidents de tous les comités permanents.
7.6 Postes vacants
Si un poste d’un membre de l’exécutif, qui n’est pas membre du Conseil d’administration, devient vacant, il est pourvu par une nomination jusqu’à la prochaine assemblée du Conseil de la RCN. Dans le cas du poste de délégué syndical en chef, il est pourvu jusqu’à la prochaine assemblée du Conseil des délégués syndicaux. Les nominations nécessitent un vote à la majorité simple des membres de l’exécutif de la RCN.
7.7 Réunions
L’exécutif se réunit au moins quatre (4) fois par an. Le président peut convoquer d’autres réunions si les circonstances l’exigent.
6.8 Quorum
Le quorum est constitué de la majorité des membres de l’exécutif.
ARTICLE 8 CHAPITRES
Les chapitres sont les groupes représentatifs de la région de la capitale nationale. Les fonctions des chapitres sont de :
- représenter leurs membres
- offrir une tribune permettant la discussion des affaires de l’Institut;
- faire des recommandations à l’exécutif de la RCN et/ou au Conseil régional de la capitale nationale;
- désigner les délégués participant au Conseil régional de la capitale nationale.
ARTICLE 9 SECTION LOCALE DE LA RCN DE LA GUILDE DES MEMBRES RETRAITÉS
La section locale de la RCN de la Guilde des membres retraités a les fonctions suivantes au sein de la région :
- représenter les membres retraités dans la RCN;
- être la tribune permettant la discussion des affaires de l’Institut, par les membres retraités;
- faire des recommandations à l’exécutif de la RCN et/ou au Conseil de la région de la capitale nationale;
- désigner des délégués au Conseil de la région de la capitale nationale.
ARTICLE 10 DÉLÉGUÉS DE LA RCN À L’AGA DE L’INSTITUT
La formule pour l’attribution des délégués des chapitres à l’AGA, de même que la méthode pour les choisir, sont précisées dans le Règlement.
ARTICLE 11 ÉLECTIONS DE L’EXÉCUTIF RÉGIONAL
10.1 Tenue des élections Les élections de l’Exécutif de la région de la capitale nationale au sein du Conseil de la RCN se déroulent de la manière suivante :
11.1.1 Un comité des élections, composé de quatre (4) membres qui ne se présentent pas aux élections, est créé dans le but de diriger les élections, y compris le dépouillement des bulletins.
11.1.2 En l’absence d’une méthode d’élection officielle, le Comité des élections demande, le cas échéant, aux personnes présentes à la réunion de le conseiller.
11.1.3 Un membre de la Région de la capitale nationale peut être nommé par un délégué du Conseil de la RCN. Une personne nommée doit accepter sa nomination.
11.1.4 Seuls les délégués au Conseil de la RCN peuvent voter lors d’une élection à l’Exécutifl.
11.1.5 Le Comité des élections reçoit les mises en candidature, produit et distribue, s’il y a lieu, les bulletins de vote. Le vote se déroule par scrutin secret.
11.1.6 Le Comité des élections remet par écrit les résultats du dépouillement des bulletins avant la fin de la réunion.
11.1.7 Le Comité des élections conserve les bulletins de vote en cas d’appel des résultats.
11.1.8 Un appel des résultats d’une élection doit être transmis au Comité des élections de la région dans les vingt (20) jours suivants les élections. La décision du Comité des élections est finale et exécutoire.
11.1.9 En cas d’appel des élections, l’Exécutif ordonnera la destruction des bulletins de vote au plus tôt trente (30) jours après la décision du Comité des élections.
11.1.10 En l’absence d’appel des élections, l’Exécutif ordonnera la destruction des bulletins de vote après trente (30) jours suivant la date des élections.
ARTICLE 12 COMITÉS
12.1 Comité de la formation de la RCN
Il y a un comité de l’Exécutif appelé Comité de la formation de la RCN dont le mandat et la composition sont précisés dans le Règlement.
12.2 Comité des finances de la RCN
Il y a un comité de l’Exécutif appelé Comité des finances de la RCN dont le mandat et la composition sont précisés dans le Règlement.
12.3 Comité des droits et libertés de la RCN
Il y a un comité de l’Exécutif appelé Comité des droits et libertés de la RCN dont le mandat et la composition sont précisés dans le Règlement.
12.4 Comité de sélection des délégués à l’AGA
Un comité de l’Exécutif appelé Comité de sélection des délégués à l’AGA veillera à ce que la RCN soit pleinement représentée à l’AGA de l’Institut. Le président de l’exécutif de la RCN est normalement président de ce comité. Le règlement contient d’autres détails sur le mandat et la composition du Comité.
12.5 Autres comités
L’Exécutif peut créer des comités ad hoc et permanents. Le mandat et la composition des comités permanents sont précisés dans le Règlement.
ARTICLE 13 FINANCEMENT ET DOSSIERS
13.1 Fonds régionaux
Les fonds régionaux seront conservés dans un compte attribué par l’Institut.
13.2 Signataires
L’Exécutif nomme les signataires autorisés. Les transactions financières, autres que les dépôts, nécessitent la signature de deux (2) signataires autorisés.
13.3 Année financière
À compter du 1er janvier 2010, l’année financière de la région de la capitale nationale s’étend du 1er janvier au 31 décembre.
13.3.1 Année de transition
Les états financiers pour la période allant du 1er juillet au 31 décembre 2009 seront présentés à l’assemblée du Conseil de la RCN de 2010.
13.4 Dossiers financiers
Tous les dossiers financiers sont conservés pendant la période prévue par la politique de l’Institut.
13.5 Classement des documents
Chaque année, après le Conseil de la RCN, l’exécutif régional remet au bureau du secrétaire exécutif de l’Institut, avant la fin de l’année civile, une copie de l’ébauche du procès-verbal du Conseil de la RCN, le rapport financier annuel et le rapport d’élections.
13.6 Dépenses L’Exécutif engage les sommes qu’il juge nécessaires pour mener à bien les affaires de la Région.
ARTICLE 14 STATUTS DE LA RÉGION DE LA CAPITALE NATIONALE
14.1 Date d’entrée en vigueur
Les présents statuts et une modification qui s’y rapporte entrent en vigueur sur approbation par l’Institut et ratification par les membres du Conseil régional du même libellé.
14.2. Modification
Une proposition de modification aux présents statuts est signée par au moins deux (2) membres et remise par écrit à l’Exécutif dans les délais prévus à l’alinéa 13.2.1. Elle est examinée à la réunion suivante du Conseil de la région de la capitale nationale.
14.2.1 Avis de proposition de modification
Le texte d’une modification proposée aux statuts est envoyé au bureau régional au moins six (6) semaines avant le Conseil de la RCN auquel il sera examiné.
L’Exécutif envoie un avis et rend disponible le texte des modifications proposées à chaque délégué conformément aux dispositions du paragraphe 5.6.
14.2.2 Vote requis pour une ratification
Une modification des présents statuts nécessite un vote majoritaire des deux tiers (2/3) des délégués présents.
14.2.3 Avis de marche à suivre et de délais
Des renseignements sur la marche à suivre et les délais à respecter lorsqu’on désire présenter des propositions de modification aux statuts sont envoyés aux membres conformément aux dispositions du paragraphe 6.4.
ARTICLE 15 RÈGLEMENT
15.1 Généralités
L'Exécutif adopte des articles du Règlement qui ne vont pas à l'encontre des présents statuts et qu'il juge appropriés au fonctionnement de la Région.
15.2 Approbation et date d’entrée en vigueur
Toutes les propositions d’articles et de modifications du Règlement sont soumises à l'Institut aux fins d'étude et d’approbation. Ces articles entrent en vigueur à la date déterminée par l’Exécutif mais pas plus tôt que la date à laquelle ils ont été approuvés par l’Institut.
15.3 Présentation des changements au Conseil régional
Ces articles du règlement sont soumis au prochain Conseil de la RCN et peuvent être abrogés ou modifiés lors de cette assemblée. Ces articles constituent des modifications de règlement et sont donc assujettis au paragraphe15.2 des présents statuts.
ARTICLE 16 RÈGLES DE PROCÉDURE
À toutes les réunions de la RCN, les questions de procédure sont régies par un vote majoritaire des membres présents et votant sur les questions de procédure. Le président d’assemblée se prononce sur cette question de procédure ou de l’ordre de déroulement des délibérations et, en l’absence de disposition contraire dans les statuts, sa décision est fondée sur la version la plus récente du American Institute of Parliamentarians’ Standard Code of Parliamentary Procedure disponible à l’assemblée.
ARTICLE 17 CONTEXTE ET GENRE
Dans les présents statuts et dans le règlement, les expressions du genre masculin ou féminin, au pluriel ou au singulier, peuvent être remplacées pour rendre le sens véritable du texte.
Approuvé par le Conseil d'administration le 26 juillet 2019