Procès-verbal de la réunion de l’exécutif régional de l’Atlantique
Algonquin, St. Andrews (N.-B.), 9 septembre 2017
PRÉSIDENTE : Kimberley Skanes
EXÉCUTIF : Michael Basque
Marilyn Best
Emmanuel Costain
Cathy Hébert
Carolyn Hynes
Marcel Journeay
Scott McConaghy
Phil Wilson
PERSONNEL DE L’INSTITUT : Catherine Pinks, secrétaire de séance
ABSENCES : Mike Pauley
Gerry Saunders
Mot de bienvenue et présentations
Kimberley ouvre la séance à 8 h 30 et souhaite la bienvenue aux participants à St. Andrews. Elle remercie les membres de l’Exécutif qui reviennent ainsi que Marilyn et Marcel, les deux derniers ajouts. Elle souhaite la bienvenue à Sean Corrigan, président du chapitre de St. Andrews, qui est sur place en qualité d’observateur.
Ensuite, un tour de table permet à chacun de se présenter.
Catherine anime l’exercice de renforcement de l’esprit d’équipe KEY PUNCH. Cet exercice montrait à apprendre à travailler ensemble, à communiquer à chercher des façons d’améliorer le rendement dans un contexte d’équipe.
SUIVI : Michael Basque animera l’exercice brise-glace à la réunion de l’Exécutif d’octobre.
Un examen des règles de base de la réunion a entraîné un changement : les acronymes sont définis.
SUIVI : Catherine actualise les règles de base de la réunion : les acronymes sont définis.
1. Adoption de l’ordre du jour
Les points suivants sont ajoutés à l’ordre du jour :
- 9). c. Représentant de la formation de base
- 13). b. Manifestation; c. Délégué syndical de l’année; d. Traduction
- 15). e. Caucus à l’AGA et articles de promotion; f. Contrat avec Marriott
Motion no 1 : Phil propose d’adopter l’ordre du jour tel que modifié avec l’appui de Cathy.
MOTION ADOPTÉE.
2. a. Approbation du procès-verbal du 25 mai 2017
Une erreur est décelée à l’article 12 de la page 3 (retirer le symbole +). Il faut centrer la mention CHOSE FAITE dans le tableau des points de suivi. Page 6, Motion no 4 S s.
Motion no 2 Michael propose, avec l’appui de Carolyn, d’approuver le procès-verbal dans sa version modifiée.
MOTION ADOPTÉE.
b. Approbation du procès-verbal du 28 mai 2017
Motion no 3 Marcel propose d’approuver le procès-verbal tel que présenté, avec l’appui de Phil.
MOTION ADOPTÉE.
3. Examen des points de suivi
Kim passe en revue avec l’Exécutif les points de suivi générés par la réunion de l’exécutif du 25 mai 2017.
Points de suivi
Déterminés par l’exécutif régional de l’Atlantique
De la réunion du 25 mai 2017
Hôtel Delta Prince Edward de Charlottetown (Î.-P.É.)
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Suivi |
Point et date d’achèvement |
Fait ou en cours |
À reporter |
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1 |
Mike |
À reporter : Ébauche d’un aide mémoire sur la SST pour la réunion de mars. |
En cours. |
À reporter en septembre |
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2 |
Exécutif |
Recueillir des photos et des anecdotes auprès des organismes constituants et les soumettre à Carolyn pour le 100e anniversaire de l’Institut. |
En cours. |
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3 |
Kim et Catherine |
Préparer la candidature de Pat au prix de membre à vie. |
Chose faite. |
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4 |
Kim |
Faire un suivi auprès de Steve Hindle afin de savoir pourquoi Gerry n’a pas été choisi pour faire partie du CRPTC puisqu’il avait été recommandé par la Région. |
Chose faite. |
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5 |
Catherine et Kim |
Organiser des visites des lieux pour Debi, en collaboration avec le Conseil des délégués syndicaux. |
En cours. |
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6 |
Catherine |
Catherine s’informe chaque année, après le CRA, du statut des chapitres de l’Atlantique pour vérifier qu’ils sont en règle. |
Noté |
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7 |
Catherine |
Catherine va envoyer un courriel sur les plans de voyage liés à la réunion de septembre de l’Exécutif. |
Chose faite. |
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8 |
Kim et Catherine |
Chercher et commander des chemises de golf pour le Conseil des délégués syndicaux. Chemises de golf pour hommes et femmes portant le logo de la Région de l’Atlantique à gauche et le logo du 150e anniversaire du Canada sur la manche droite. On décide d’y aller avec une chemise noire et rouge. |
Chose faite. |
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9 |
Kim et Catherine |
Chercher et commander des chemises pour l’AGA. Haut molletonné léger sans capuchon et sans bande dans le bas. On choisit noir, avec la même combinaison et position de logos qu’au Conseil des délégués syndicaux. |
Chose faite. |
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En ce qui concerne le point no 4, c’est chose faite, mais Krista a quitté l’IPFPC, alors Kim a suggéré que Gerry Saunders la remplace au CRPTC.
SUIVI : Kim informera le CRPTC de la recommandation voulant que Gerry Saunders remplace Krista MacDonald.
SUIVI : Michael prendra contact avec Isabelle Chabot, présidente du chapitre de Dorchester, et fera le suivi sur l’envoi des documents de réactivation du Chapitre.
Points de suivi
Déterminés par l’exécutif régional de l’Atlantique
De la réunion du 28 mai 2017
Hôtel Delta Prince Edward de Charlottetown (Î.-P.É.)
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# |
Suivi |
Point et date d’achèvement |
Fait ou en cours |
À reporter |
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1 |
Catherine |
Mettre à jour les listes de l’exécutif et du Comité de formation |
Chose faite. |
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2 |
Catherine |
Mettre à jour les courriels du groupe exécutif. |
Chose faite. |
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3 |
Catherine |
Transmettre le Code de déontologie à Gerry et à Marilyn pour qu’ils les signent. |
Chose faite. |
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4 |
Catherine |
Afficher le Code dûment signé dans le cartable de l’exécutif régional de l’Atlantique, dans le portail de l’IPFPC. |
Chose faite. |
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5 |
Kim |
Contacter Andrew Gize pour obtenir un prix offert par les partenaires ServicePlus. |
S. O. |
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6 |
Catherine |
Communiquer avec l’hôtel Delta Halifax pour avoir un prix à l’occasion du bingo du Conseil des délégués syndicaux. |
S. O. |
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7 |
Catherine |
Trouver une compagnie de bingo qui organisera la partie. |
S. O. |
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8 |
Catherine |
Notez dans le module de l’ARC que C. Titus et C. Talbot n’ont pas le droit de réclamer le remboursement du dîner du samedi. |
Chose faite. |
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9 |
Kim |
Ajouter à votre mot d’ouverture que les membres doivent poursuivre leurs conversations privées à l’extérieur de la salle de réunion. De plus, faire remarquer que les membres de l’Exécutif au fond de la salle sont là pour empêcher les conversations en aparté. |
Chose faite. |
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10 |
Comité des élections |
Communiquer aux délégués au CRA la date limite de soumission des motions au CRA. |
En cours. |
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11 |
Catherine |
Trouver un service de traduction qui s’occupera de traduire les motions au CRA. |
En cours. |
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12 |
Catherine |
Connaître les règles relatives à la traduction au CRA et au Conseil des délégués syndicaux. |
Chose faite. |
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13 |
Catherine |
S’assurer d’alterner les écrans en français et en anglais aux conseils et veiller à ce que le présentateur dispose d’un moniteur. |
Noté |
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14 |
Kim |
Envoyer une copie de la présentation de Krista à Michael. |
S. O. |
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15 |
Catherine |
Envoyer des fleurs et une note de remerciement à Pat et à Teresa Kinnear. |
Chose faite. |
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16 |
Catherine |
Mettre en forme les motions et les envoyer à Scott et à Kim pour la suite du processus. |
Chose faite. |
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17 |
Catherine |
Animer un exercice de renforcement de l’esprit d’équipe pour la réunion de septembre. |
Chose faite. |
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18 |
Exécutif |
Ceux qui n’ont pas leur place à l’AGA doivent confirmer auprès de Kim. |
Chose faite. |
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19 |
Kim |
Demander à Gerry et à Marilyn s’il y a des places libres à l’AGA. |
Chose faite. |
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20 |
Phil |
Consulter le budget pour savoir si nous avons les moyens d’envoyer quatre observateurs à l’AGA et donnera sa réponse à Kim. |
Chose faite. |
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21 |
Catherine |
Préparer l’ordre du jour pour la réunion de septembre. |
Chose faite. |
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22 |
Catherine |
Préparer un diaporama pour le Conseil des délégués syndicaux. |
En cours. |
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23 |
Exécutif |
Envoyer à Catherine les photos que vous avez prises depuis le dernier Conseil des délégués syndicaux. |
En cours. |
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SUIVI : Cathy Hébert sollicitera des idées de BINGO auprès des délégués syndicaux au CRA pour le Conseil des délégués syndicaux de 2018 et rendra compte à la réunion de décembre.
4. Qui fait quoi? Voulons-nous apporter des modifications?
On a examiné les mandats, les rôles et les responsabilités des sous-comités et cerné les changements suivants :
- Au premier paragraphe... remplacer « sont tenus de » par « peuvent ».
- À la dernière puce de la première page, remplacer PISPC par PIPSC
- À la seconde page (sous-comité des élections) : ajouter administrer l’élection de l’exécutif régional de l’Atlantique...
- À la seconde page : insérer les puces suivantes comme la première. Le dirigeant du Comité pilotera les élections. Le Comité vérifie tous les documents électoraux envoyés par le candidat.
- Page 3 – Sous-comité des communications : retirer la troisième puce.
- Page 3 – Sous-comité de liaison avec les groupes du N.-B. et les chapitres : remplacer N.-B par groupe provincial.
- À chaque puce, remplacer « chapitre » par « chapitre et groupes provinciaux ».
- À la seconde puce, retirer « et coordonner un annuel »
- À la cinquième puce, retirer « dans la région ».
On examine le rôle et les responsabilités de l’exécutif régional de l’Atlantique et on apporte les changements suivants :
- À la puce 5, mettre un point après considérations et retirer le reste de la phrase.
- Insérer en tant que première puce : Le directeur peut déléguer des tâches au besoin.
- À la page deux, première puce : remplacer doit par peut.
- À la page deux, retirer la quatrième puce.
- Reformater le document afin que « le directeur » ne soit pas répété à chaque puce.
SUIVI : Scott enverra à Catherine les modifications aux statuts de l’Atlantique et les enverra à Julie pour qu’elle les intègre à l’ordre du jour du Comité des statuts et politiques.
Le mandat du Comité régional de formation de l’Atlantique a été revu et la modification suivante a été effectuée :
- Remplacer les numéros de 1 à 6 par des puces
Le rôle du Comité de formation de la Région de l’Atlantique a été revu et les modifications suivantes ont été apportées :
- Enlever les lettres majuscules aux mots exécutif régional, personnel et aux autres titres.
- Délégués syndicaux vs délégué syndical
- Reformater les puces pour qu’elles soient conformes aux autres documents.
SUIVI : Catherine va mettre à jour, formater et publier sur le portail de l’Exécutif les documents suivants : les mandats, rôles et responsabilités des sous-comités; les rôles et responsabilités de la Région de l’Atlantique; le mandat du Comité de formation de la Région de l’Atlantique ainsi que le rôle du président du Comité de formation de la Région de l’Atlantique.
5. Examen et établissement de buts d’objectifs
L’Exécutif examine les buts suivants, qui ont été fixés en août 2015 et en mars 2016.
Août 2015
Objectifs de communication
Les membres de l’exécutif entre eux
Recommandation no 1 : Le directeur régional transmettra un rapport sur la réunion du Conseil à l’exécutif régional après chaque réunion du Conseil par téléconférence ou Webex dans les deux semaines qui suivent.
Recommandation no 2 : Indiquer clairement les points de suivi.
Recommandation no 3 : Demeurer professionnel, surtout dans les courriels.
Exécutif et personnel régional
Recommandation no 1 : Établir, communiquer et respecter des délais appropriés pour les réponses par courriel.
Recommandation no 2 : Les membres du personnel et de l’exécutif régional qui ne sont pas au bureau ou qui sont hors ligne l’annoncent.
Exécutif régional et Région
Recommandation no 1 : Organiser des rencontres sociales en même temps que les réunions.
Recommandation no 2 : Tenir des dîners d’information en même temps que les réunions de l’exécutif.
Recommandation no 3 : Promouvoir le bulletin
8 mars
Objectifs
1). Mettre sur pied un Comité des jeunes dans la Région de l’Atlantique.
2). Gagner la Coupe Héritage.
3). Favoriser la mobilisation des membres dans le cadre des réunions de l’exécutif régional.
SUIVI : Catherine va envoyer le rapport du directeur de Kim aux présidents du Chapitre et du groupe provincial.
SUIVI : L’agent de liaison avec les chapitres enverra des rappels aux présidents des chapitres et des sous-groupes pour leur rappeler de venir aux rencontres sociales de notre exécutif lorsqu’il se trouve dans leur territoire.
L’Exécutif s’est divisé en trois groupes de travail pour établir les objectifs de 2017 et 2018.
SUIVI : Catherine compilera les résultats de l’exercice d’établissement d’objectif et les transmettra à Kim pour qu’elle l’ajoute à l’ordre du jour d’octobre pour l’examen final.
6. Calendrier des activités
Kim passe en revue le calendrier des activités avec les membres de l’Exécutif.
7. Rapport de la directrice régionale de l’Atlantique
Kim présente son rapport, qui est compris dans la trousse de réunion.
Motion no 4 Kim propose, avec l’appui de Phil, d’approuver tel quel le rapport du directeur régional de l’Atlantique.
Motion adoptée.
Kim explique que si elle devait recevoir une invitation à une réunion du Chapitre à laquelle elle ne peut assister, elle va demander au Chapitre s’il aimerait qu’un suppléant y aille à sa place. Le cas échéant, elle demandera aux membres de l’exécutif régional de se porter volontaires.
8. Rapport du président du Comité de formation
Carolyn passe en revue son rapport qui est compris dans le cartable de la réunion.
Motion no 5 : Carolyn propose, avec l’appui de Cathy, que le rapport du Comité de formation de la Région de l’Atlantique soit accepté tel que présenté.
Motion adoptée.
a) Examen de l’aide mémoire sur la SST du N.-B : Ce point est reporté en octobre.
b) Remplaçant du représentant du Comité de formation au CAF : Cathy Hébert se porte volontaire pour remplacer Carolyn au CAF.
c) Représentant à la formation de base de septembre : Cathy Hébert sera la représentante du Comité de formation au cours de base qui sera donné à Moncton en septembre.
9. Retour sur le CRA
L’Exécutif examine les évaluations du 74e Conseil régional de l’Atlantique en notant que dans l’ensemble, les évaluations étaient positives. Il souligne qu’il conviendrait d’envisager une réduction de la duplication d’informations entre le directeur, le président du Comité de formation et le directeur régional.
10. Finances régionales
Phil présente les documents financiers régionaux aux fins d’examen. La Région n’a pas été facturée pour les participants qui ont assisté au Congrès triennal du CTC, ce qui a permis d’économiser la somme qui avait été inscrite au budget pour cet événement.
SUIVI : Catherine commandera des porte-noms marqués du logo de l’Atlantique pour l’exécutif régional.
11. Groupes de travail – Examen du Conseil régional de l’Atlantique
On a demandé à un vice-président de l’IPFPC de se pencher sur les conseils régionaux. Dans trois groupes de travail, les réponses aux questions ont été rédigées et le directeur régional de l’Atlantique compilera les informations à transmettre au vice-président en question.
12. Conseil des délégués syndicaux
a. Examen de l’ordre du jour : L’ordre du jour provisoire est examiné et finalisé. On fait remarquer que pour la session du samedi 1 — Steve Hindle avec de nouveaux délégués syndicaux — un nouveau délégué syndical serait un délégué syndical nommé lors des deux dernières années.
Kim annonce que la Région de l’Atlantique compte cinq lauréats de bourses d’études.
Il est décidé d’acheter des écouteurs sans fil pour le tirage au sort.
SUIVI : Carolyn obtiendra le prix pour la collecte de fonds au Conseil des délégués syndicaux (des casques d’écoute sans fil).
S’ensuit une discussion sur le rôle de l’animateur du banquet des prix et diverses suggestions sont faites.
SUIVI : Catherine contactera Glenn Bob and the Boot pour peaufiner les détails de l’animation au souper de remise de prix du Conseil des délégués syndicaux.
Il y aura une réception samedi dans la suite Harbourview Deck. Scott et Mika apporteront les provisions à la suite.
SUIVI : Scott et Mike coordonneront les boissons et les amuse-gueule pour la soirée du samedi au Conseil des délégués syndicaux.
ACTION : Kim, Carolyn et Catherine obtiennent des articles promotionnels pour AWAD à moins de 12 $ l’unité.
b. Manifestation : À la suite d’une longue discussion, il est décidé que l’Exécutif ne tiendrait pas de manifestation conjointement avec le Conseil des délégués syndicaux.
c. Délégué syndical de l’année : La date limite de présentation des candidatures au Prix du délégué syndical de l’année approche et Michael encourage l’Exécutif à rappeler aux membres de présenter leurs candidatures.
SUIVI : L’Exécutif recevra une candidature à ce prix avant la date limite du 15 septembre.
Motion no 6 Scott propose, avec l’appui de Phil, d’offrir des services d’interprétation simultanée de l’anglais au français et du français à l’anglais au Conseil des délégués syndicaux de cette année.
Motion adoptée.
SUIVI : Kim obtiendra l’interprétation de la Politique linguistique afin de déterminer si nous sommes tenus d’offrir automatiquement l’interprétation complète de l’anglais au français et du français à l’anglais pour nos conseils.
13. Rapports des comités nationaux
La trousse de la réunion comprend des rapports du Comité des finances, du Comité des droits de la personne, du Comité de la formation et de l’apprentissage du Comité des sciences et au Comité consultatif.
Marilyn a souligné que le Comité des finances a approuvé l’utilisation des cartes-cadeaux d’une valeur de jusqu’à 50 $ dont le solde non dépensé ne peut être remis sous forme monétaire.
Motion no 7 : Phil propose, avec l’appui de Michael, d’approuver les rapports des comités nationaux tels que présentés.
Motion adoptée.
14. Affaires nouvelles
a. Comité des jeunes professionnels de la Région de l’Atlantique : Le CJPRA présente une version modifiée de son mandat pour la faire approuver par l’exécutif régional de l’Atlantique. L’Exécutif a apporté des changements secondaires à la section intitulée Amis du Comité.
Motion no 8 Phil propose, avec l’appui de Marcel, d’approuver le mandat du CJPTRA tel que modifié. Motion adoptée.
b. Cadeaux pour les lauréats du Prix du délégué syndical
SUIVI : Catherine enverra un courriel à Phil pour lui rappeler de parler avec Greg Murphy pour obtenir 4 imprimés de son beau-frère.
c. Reconnaissance de l’exécutif sortant
SUIVI : Kim invitera Sue et Barry au souper du directeur jeudi, avant le Conseil des délégués syndicaux.
SUIVI : Catherine fera de la place pour le souper des directeurs jeudi au Conseil des délégués syndicaux.
d. Motion sur les pensions au N.-B. : À reporter à la prochaine réunion.
e. Réunion du Caucus de l’Atlantique à l’AGA : Le Caucus de l’Atlantique se réunira à 19 h jeudi soir.
SUIVI : Catherine rédigera un courriel pour Kim aux délégués de l’AGA pour décrire la réunion du Caucus et la suite de réception à l’AGA.
SUIVI : Catherine et Kim réserveront un endroit pour le souper du directeur au Conseil des délégués syndicaux jeudi soir.
SUIVI : Catherine préparera le tableau des motions à l’AGA et l’enverra à Manny.
SUIVI : Catherine ajoutera les motions de l’AGA à l’ordre du jour d’octobre.
SUIVI : Catherine fera le suivi avec Julie concernant les suites de réception respectives de Kim et Mike P.
15. Tour de table et levée de la séance
Après un tour de table, on lève la séance.
NOTA : Si vous souhaitez voir une copie des rapports présentés à cette réunion, veuillez en faire la demande à cpinks@pipsc.ca.